Stimulez l’attention et transmettez efficacement les informations en tenant compte des 5 façons dont les aides visuelles améliorent les réunions.

Si l’on en croit l’abondance de « memes » du type « ceci aurait pu être un courriel », la plupart des gens n’aiment pas trop les réunions. 

Une étude effectuée par Harvard Business Review a révélé qu’un employé régulier passe environ 31 heures par mois dans des réunions peu ou pas productives, soit l’équivalent de près d’une semaine de travail entière. La situation empire au fur et à mesure que l’on monte dans l’échelle de l’entreprise : les cadres et les dirigeants consacrent près de 23 heures par semaine à des réunions, soit plus de la moitié d’une semaine de travail de 40 heures.

L’une des nombreuses raisons pour lesquelles nous ne parvenons pas à échapper à la « folie des réunions » est que la plupart d’entre elles sont mal organisées. Qu’il s’agisse d’un manque de structure, d’un ordre du jour peu clair ou même d’un orateur qui a pris la parole un peu trop longtemps, nous passons plus de temps en réunion à « raconter » tout et n’importe quoi – parler du travail inachevé, expliquer certains problèmes, décrire quelques suggestions – qu’à « montrer » ces choses.

Lorsqu’elles sont bien menées, les réunions peuvent accélérer, améliorer et même rendre plus efficaces le rythme de travail. Les aides et les présentations visuelles sont un moyen de reprendre le contrôle des réunions et de s’assurer que notre temps est utilisé de manière productive. Les aides visuelles permettent d’améliorer les réunions de cinq manières différentes; examinons-les de plus près.

Le pouvoir de « montrer », et non de « raconter »

Si une image vaut mille mots, imaginez le nombre d’heures de conversation qu’elle peut faire gagner. 

C’est exactement le pouvoir de la communication visuelle. Elle maintient l’intérêt des participants, facilite la compréhension des concepts et évite que les réunions ne s’éternisent en réduisant au maximum l’information (et en gardant uniquement ce qui est essentiel). Les aides visuelles les plus courantes sont les graphiques et les tableaux qui présentent des données pertinentes, les feuilles de route et les infographies qui présentent les stratégies et les processus, ou encore les images et les illustrations qui décrivent les sujets abordés.

Les formes interactives de communication visuelle, comme les tableaux blancs virtuels, sont moins courantes, mais tout aussi efficaces. Ces derniers sont particulièrement utiles pour les réunions qui impliquent beaucoup de brainstorming et de conversations à bâtons rompus, car ils permettent non seulement de mettre en lumière les idées discutées, mais aussi de donner une structure à la réunion. 

Les formes interactives de communication visuelle contribuent également à maintenir l’attention des participants lors des réunions virtuelles, où la durée d’attention est parfois plus limitée.

Mais ce n’est que la partie visible de l’iceberg. Qu’il s’agisse de simplifier des données complexes ou de maintenir les discussions sur la bonne voie et dans les délais impartis, les supports visuels peuvent améliorer n’importe quelle réunion de plusieurs façons. 

Simplifier l’information

Les aides visuelles permettent de subdiviser de grandes quantités d’informations complexes en petites parties beaucoup plus compréhensibles. 

Imaginez que vous deviez expliquer verbalement le cycle de vie d’un réseau de canalisations d’eaux usées à une salle remplie de politiciens, de journalistes et de citoyens ordinaires. Vous perdriez probablement leur attention en quelques minutes compte tenu du jargon technique que vous devriez utiliser. 

Dans le pire des cas, vous pourriez même perdre leur soutien s’ils ne comprennent pas l’importance de votre présentation.

La plupart du temps, votre public n’est pas aussi familier avec le sujet que vous. D’autres fois, il ne s’intéresse qu’à une partie spécifique d’un sujet plus vaste. Avec les bonnes aides visuelles, vous pouvez communiquer des informations rapidement et intuitivement, de sorte que toute personne qui regarde la présentation comprendra ce qui est affiché.

Diagrammes

Exemples: organigrammes, diagrammes d’organisation, diagrammes de Gantt

Les diagrammes sont des outils de communication visuelle qui démontrent les relations entre les composants. Au lieu de présenter des blocs d’information encombrés, ils regroupent les détails pertinents et utilisent des indices visuels tels que des lignes, des flèches, des tableaux ou des bordures et/ou des couleurs.

Graphiques

Exemples: diagrammes circulaires, diagrammes à barres, diagrammes linéaires.

Les diagrammes saisissent des données quantitatives et les présentent de manière reconnaissable. Par exemple, l’année où les ventes ont été les plus importantes est représentée par la barre la plus haute, les groupes démographiques comptant le moins de membres sont représentés par la plus petite part du diagramme circulaire, l’augmentation des bénéfices est représentée par une ligne diagonale ascendante, et ainsi de suite. 

Améliorer la mémorisation

Si vous avez déjà surligné vos notes ou fait des « flashcards » pour étudier, vous savez qu’il est important d’éliminer les informations superflues et de ne garder que l’essentiel. Dans les réunions, les participants doivent traiter plusieurs informations en peu de temps. En utilisant des aides visuelles pour ne présenter que les points clés de la discussion, nous pouvons faire en sorte que les participants se souviennent plus facilement des parties importantes. 

Prenons l’exemple d’une réunion d’une heure sur l’organisation de la fête de fin d’année de l’entreprise. Si l’organisateur de la réunion affichait une seule diapositive ou un tableau blanc virtuel contenant une liste des membres du comité et de leurs tâches respectives pendant ces 60 minutes, les membres seraient plus susceptibles de se souvenir de leurs propres missions, voire de celles de leurs collègues, même s’ils ne prêtent guère attention à la discussion.

Voici quelques outils visuels qui peuvent aider les participants à mieux se souvenir des points de la réunion :

Images

Comparées à des blocs de texte, les images sont non seulement plus agréables à regarder, mais aussi plus faciles à mémoriser. De nombreuses études réalisées au fil des décennies ont démontré que le cerveau humain déchiffre et encode les éléments visuels plus rapidement, mieux et plus facilement que le texte. Bien entendu, il est important d’utiliser des images pertinentes pour accompagner votre texte, faute de quoi vous risquez de distraire ou d’embrouiller votre public.

Infographies

Les infographies sont des présentations stylisées de points clés, qui utilisent des conceptions visuelles autant que des textes. Elles sont idéales pour fournir une vue d’ensemble de haut niveau ou des détails courts et compréhensibles sur un sujet. Plus important encore, l’utilisation d’éléments créatifs tels que les couleurs, les illustrations et les images rend les infographies plus agréables à regarder qu’un simple texte.

Attirer l’attention

Notre capacité d’attention est de plus en plus réduite; nous sommes moins engagés dans les réunions. Lorsque nous discutons lors de ces dernières, nous n’engageons qu’un seul sens à la fois – d’autant plus s’il s’agit parfois de sessions virtuelles avec des caméras éteintes. Et lorsque nous nous adressons à des personnes spécifiques, nous excluons en fait tous les autres de la conversation, même s’ils sont toujours présents.

Pour éviter ce phénomène, nous devons faire appel aux autres sens de nos interlocuteurs. Accompagnez les discussions verbales d’indices visuels que le public peut suivre. Par exemple, si vous discutez d’une restructuration organisationnelle avec l’équipe, montrez une comparaison entre l’ancienne et la nouvelle structure, en veillant à mettre en évidence (avec une couleur différente, un schéma, etc.) le point qui les concerne, c’est-à-dire la répartition de leurs rôles.

Outre les supports visuels mentionnés ci-dessus, vous pouvez utiliser d’autres outils pour susciter l’intérêt de votre public :

Interactivité

Rien n’entrave plus l’engagement du public qu’une ligne de communication à sens unique. En ajoutant des éléments interactifs aux réunions, vous vous assurez que tout le monde a une chance de participer, surtout si la réunion se déroule en ligne. Un outil tel qu’un tableau blanc virtuel permet non seulement d’afficher des aides visuelles comme dans une présentation de réunion normale (par exemple, des graphiques, des tableaux, etc.), mais aussi de permettre aux participants de contribuer directement à la conversation.

Vidéos et images animées

Si l’on veut que la conversation se poursuive, il faut recourir à des aides visuelles dynamiques. L’ajout de vidéos et de GIF animés peut rehausser une présentation autrement plate et statique. De courtes séquences peuvent fournir un contexte et éviter aux présentateurs d’avoir à tout expliquer eux-mêmes. Les animations, quant à elles, peuvent rompre la monotonie des blocs de texte et rendre les présentations un peu plus intéressantes.

Augmenter l’efficacité

Vous vous souvenez de ce que nous avons dit à propos des images et de la manière dont le cerveau les traite? Lorsqu’elles sont utilisées correctement, les aides visuelles permettent d’économiser du temps, des efforts et des ressources. Elles réduisent le besoin d’explications, car les spectateurs peuvent glaner ce dont ils ont besoin en regardant le matériel. Elles permettent aux lecteurs de suivre plus facilement et de rester engagés en répartissant l’information entre les différents sens. Ils permettent aux orateurs et aux auditeurs de rester sur la même longueur d’onde grâce à une référence physique au point de discussion en cours, et structurent globalement la réunion. 

En bref, les participants peuvent avoir une session productive. Les auditeurs apprennent des informations pertinentes et les présentateurs couvrent tous les sujets qu’ils doivent aborder. Les réunions restent sur la bonne voie et dans les temps, sans dévier vers d’autres discussions.  

Des repères visuels tout au long d’une session peuvent aider à faire avancer les choses et à éviter que les sujets ne s’éternisent. 

Chronomètre

Quel meilleur moyen de garder le fil du temps que d’avoir un véritable chronomètre tout au long de la présentation? Cette méthode est particulièrement utile lors de réunions prolongées ou de sessions avec plusieurs présentations en une. Toutefois, comme les minuteurs peuvent distraire à la fois les présentateurs et les auditeurs, il est préférable de les placer dans un endroit discret, sur le côté de l’écran par exemple, ou de ne les afficher qu’à certains moments, comme à la demi-heure ou à la fin de chaque présentation.

Agenda

L’ordre du jour permet de structurer les réunions et de définir les sujets à aborder. Les organisateurs de réunions peuvent envoyer l’ordre du jour aux participants avant la réunion, ou en imprimer des copies physiques et les distribuer pendant la session. Le fait de disposer d’une référence tangible au déroulement de la réunion aidera les présentateurs et les participants à rester sur la bonne voie et à minimiser les détours sans rapport avec le sujet.

Améliorer la communication

L’un des plus grands défis des réunions est qu’elles peuvent donner l’impression d’être à sens unique. À défaut de voir plusieurs personnes contribuer à la conversation, il est plus probable qu’une ou deux personnes prennent la parole, tandis que les autres écoutent passivement. Bien que les aides visuelles ne remplacent pas un organisateur efficace et un ordre du jour bien structuré, elles peuvent, à tout le moins, rendre les choses intéressantes.

Les aides visuelles peuvent améliorer la qualité d’une réunion en évoquant les points importants discutés, en facilitant le suivi des participants et en leur permettant de se souvenir des sujets clés, voire en évitant que la session ne soit trop monotone ou alambiquée. Les participants engagés qui écoutent activement pendant la discussion sont susceptibles d’avoir moins de questions ou de préoccupations, ce qui réduit les risques de mauvaise communication et minimise la nécessité de discussions de suivi – et donc de réunions encore plus nombreuses.

Les supports visuels peuvent contribuer à ce que tout le monde reste sur la même longueur d’onde, même après la réunion.

Documents à distribuer

Les documents imprimés ou numériques récapitulant les points clés et les rappels de la session sont extrêmement utiles pour les participants, surtout si plusieurs sujets ont été abordés. Ces documents peuvent aller d’une simple liste de points à un compte rendu complet de la réunion.

Combattre la fatigue des réunions

Les supports visuels peuvent améliorer considérablement la qualité des réunions. Que vous présentiez une proposition importante au conseil d’administration ou que vous organisiez une réunion hebdomadaire standard avec votre petite équipe, l’utilisation d’aides visuelles appropriées pour soutenir vos conversations verbales peut grandement contribuer à maintenir l’intérêt des participants, à les écouter activement et à les faire participer de manière significative à la discussion.

Les aides visuelles améliorent les réunions de cinq manières différentes. Simplifier les sujets complexes à l’aide de graphiques, de tableaux et de diagrammes. Améliorez la mémorisation des informations grâce à des photos et des infographies accrocheuses. Attirez l’attention de votre public avec des vidéos dynamiques et des tableaux blancs interactifs. Améliorez l’efficacité de vos sessions grâce à des guides visuels tels qu’un minuteur et un ordre du jour visible.  Vous pouvez également améliorer les communications pendant et en dehors de la réunion grâce à des supports tels que des documents à distribuer.

Étant donné que toutes les réunions ne peuvent pas être des courriels, un bon organisateur veille à ce que ces discussions valorisent le temps, les efforts et la participation des membres de l’équipe. L’ajout d’aides visuelles à ces sessions est un pas dans la bonne direction pour rendre les réunions plus productives, plus efficaces et plus rapides.

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