Dossier hipster PDA (3e partie) : Comment organiser vos fiches?

Ceci est le 3ième volet du dossier sur le hipster PDA. Après avoir vu comment cet organiseur papier est capable de remplacer avantageusement votre PDA électronique et passé en revue plusieurs solutions pour concevoir le votre, nous nous intéressons aujourd’hui à l’organisation des fiches.

L’article se base largement sur la méthode Getting Things Done et le site Pile of Index Cards, ainsi que plusieurs autres sources d’inspiration à travers le web…

Quelques conseils pratiques Les fiches de couleur

Je l’avais déjà précisé dans le deuxième article et je le rappelle : les fiches de couleur ne sont pas conseillées - ne vous fiez donc pas à l’icône de l’article, les couleurs sont juste là pour égayer le site.

Il est vrai que des fiches de couleurs différentes vous permet d’un coup d’oeil d’accéder à une catégorie de fiche particulière. Mais il est assez contraignant de gérer plusieurs stocks de fiches. De plus, on peut obtenir le même effet en marquant simplement la tranche des fiches.

La seule exception à la règle concerne les fiches de séparation et de couverture…

Séparez vos fiches vierges des fiches usagées

Merlin Mann préconise d’utiliser un séparateur pour séparer les fiches vierges - fresh cards - des fiches usagées - used cards :

Ainsi, les pages vierges placées en première position permettent d’être réactif et de noter immédiatement n’importe quelle idée qui nous passe par la tête. Ca évite aussi de donner une fiche déjà remplie au dos à un collègue.

Combien de fiches pour un hipster PDA?

Certains se demanderont peut-être combien de fiches sont conseillées pour un hipster PDA. La réponse vient généralement avec la pratique : votre fréquence de prise de note, le nombre de fiches de référence, la grosseur de votre poche…

Merlin Mann par exemple utilise 12 fiches ou moins. D’autres n’utilisent qu’une seule fiche munie des 5 choses les plus importantes à faire pendant la journée. On voit donc que cela dépends beaucoup de votre utilisation personnelle.

N’écrivez pas sur les deux faces d’une fiche

Ce n’est pas une loi absolue mais il vaut mieux n’écrire que sur le recto d’une fiche. Ainsi, quand on les traite, on peut avoir une vision globale en les étalant sur son bureau. Et on ne risque pas d’oublier une information notée au dos d’une fiche. Ceci est important car ça rends le système plus fiable. Notez que si le contenu s’étale sur plusieurs fiches, on peut alors indiquer le numéro de la page dans le coin supérieur droit (exemple : 1/2, 2/2).

On peut quand même faire une exception concernant les fiches de référence, pour gagner de la place. Par exemple on peut mettre sur une même fiche ses numéros de téléphones sur une face et les informations personnelles en cas de perte sur l’autre. Mais d’autres contenus ne s’y prêtent pas : par exemple si vous avez les horaires de bus d’un côté et vos numéros de téléphone de l’autre, vous ne pourrez pas dépanner un ami qui a besoin d’emprunter vos horaires de bus.

Evidemment, on est aussi parfois obligé de déroger à la règle si on est à cours de fiche.

Doit-on écrire en portrait ou en paysage?

Généralement, ceux qui utilisent le hipster PDA principalement pour les listes de tâches préfèrent l’écriture en portrait. Ceci a l’avantage de faciliter la saisie de longues listes. On trouve ainsi beaucoup de modèles imprimables dans ce format. Mais le mode paysage est également un bon format pour les fiches de prise de note, afin d’écrire plus facilement des phrases qui tiennent sur une ligne.

On pourrait faire cohabiter les 2 orientations étant donné que les fiches de listes de choses à faire sont bien souvent destinées à être déchirées une fois que les tâches ont été réalisées. Cependant, il est plus simple d’adopter un format unique. Personnellement, j’ai choisi le format paysage puisqu’on peut toujours disposer les listes de choses à faire sur deux colonnes. C’est aussi le format choisi par le site Pile of Index Cards, d’autant plus que leur système de stockage est orienté en mode paysage :

L’en-tête

La plupart des utilisateurs de hipster PDA utilisent un en-tête de ce style :

• catégorie
• titre
• date et heure
• page n°

La catégorie

Il peut être utile d’établir un système de catégories. Par exemple, le système PoIC différencie 4 types de fiches : Record, Discovery, GTD et Reference, que nous étudierons plus loin. On peut les identifier par un symbole et noircir certaines zones de la tranche des fiches pour les identifier visuellement :

Vous noterez ici que certaines traces ne sont pas noircies entièrement, ceci pour indiquer que les actions associées ne sont pas terminées (surtout utile pour les fiches GTD).

Le titre

Le titre est un résumé du contenu, il peut donc être intéressant de le laisser vide dans un premier temps, puis de le remplir après avoir saisi le contenu de la fiche.

La date

La date et l’heure sont très importants dans le cas de fiches consacrées à la prise de notes. Elle pourront en effet servir d’identifiant unique pour votre système papier. On pourra par exemple faire référence à une fiche à partir d’une autre. Il sera bon aussi d’inclure le jour de la semaine (lun, mar, …).

Page n°

Il est parfois utile d’indiquer un numéro de page si les informations ne rentrent pas dans une seule fiche.

Organisez vos fiches grâce au système Pile of Index Cards

Une des études les plus complètes concernant la gestion de fiches a été menée par un japonais au surnom de Hawkexpress, qui partage sa méthode sur le site wiki bilingue Pile of Index Cards. Celle-ci repose sur un système de prise de notes (presque) entièrement analogique.

Même si la plupart des utilisateurs du hipster PDA ne stockent généralement pas leurs fiches (ou alors de façon numérique), PoIC reste une référence à ne pas négliger. Il démontre avec brio qu’un système entièrement papier est encore possible de nos jours. Si on laisse de côté les fiches GTD, PoIC ressemble d’ailleurs à s’y méprendre à la version papier d’un blog!

La méthode propose 4 types de fiches symbolisées comme suit :

Voici comment les utiliser :

• Record : pour les expériences personnelles (le cercle)
• Discovery : pour les découvertes (l’ampoule)
• GTD : pour les listes de choses à faire (le carré, qui représente la case à cocher)
• Reference : pour des informations de référence (une personne extérieure)

On remarquera que les fiches de type prise de note sont toutes dérivées du cercle. Ainsi peut-on dessiner un cercle par défaut lorsqu’on prends note. Ceclui-ci pourra ensuite être transformé en découverte ou en information de référence au besoin.

Ce système de catégories n’est pas un hasard et reprends un peu le cheminement normal du processus d’écriture, dans le sens noble du terme. Imaginez simplement notre bon vieux Thomas Jefferson en train de prendre des mesures avec ses tablettes en ivoire : ce sont ses expériences personnelles. A partir de là, peut-être en s’aidant d’idées provenant d’autres scientifiques (informations de référence), les idées combinées deviendront des découvertes, qu’il pourra ensuite réunir pour écrire un livre qu’il pourra signer de son nom.

Rien de bien nouveau donc, il est naturel d’adopter ce système de prise de note. Voyons maintenant comment l’appliquer dans la vie de tous les jours…

Les expériences personnelles

Les fiches de type expérience personnelle sont comme un journal intime. On y note des observations, des mesures, des faits qu’on a vécu. L’exemple le plus courant est la liste des dépenses quotidiennes. Mais on peut aussi par exemple y noter le temps qu’il fait, l’heure à laquelle on s’est levé, le repas qu’on a pris, une description de l’accident qui a eu lieu alors qu’on se rendait au travail, etc. C’est un peu un ensemble d’événements dont on a été témoins de près ou de loin.

Les découvertes

Les découvertes sont des déductions qui donnent de la valeur ajoutée aux expériences personnelles. Elles peuvent être issues aussi d’autres découvertes personnelles et d’idées extérieures (informations de référence). Tout ceci se mélange dans l’esprit et il arrive d’obtenir quelquechose d’intéressant. On arrive ainsi à un état de satisfaction intense, des fois décrit comme une sorte d’orgasme intellectuel, où tout devient d’un seul coup beaucoup plus clair.

On pourra par exemple ranger dans cette catégorie une idée de cadeau d’anniversaire, une recette de cuisine personnelle, une implémentation personnelle de GTD, une manière de pêcher, etc.

Les listes de choses à faire

Les listes de choses à faire sont un peu la raison d’être du hipster PDA de Merlin Mann. Et beaucoup ne l’utilisent que pour cela. Ces listes pourront être organisées suivant la méthode Getting Things Done :

• Liste de premières choses à faire (ou “prochaines actions”) : les premières actions physiques à faire pour chaque sujet à traiter en cours. Comme elles risquent d’être nombreuses, on peut les trier par contexte - par exemple : appels à passer, en réunion, au bureau, à la maison, courses, etc.
• Liste de sujets à traiter (ou “projets”) : on défini par “sujet à traiter” n’importe quel résultat désiré qui nécessite plus d’une action physique. Voici quelques exemples : Planifier les vacances du mois d’août, Réinstaller l’ordinateur, Embaucher une nouvelle personne, Dépanner la voiture, etc.
• Liste de choses en attente (déléguées) : dans la méthode Getting Things Done, pour chaque nouvelle tâche qui prends plus de 2 minutes, il faut se poser la question : “Suis-je la personne la plus appropriée pour réaliser cette tâche?”. Si la réponse est non, il faudra déléguer cette action. Et si l’on veut qu’elle soit réalisée, mieux vaut en garder la trace, de préférence en gardant la date à laquelle on a délégué. On stockera toutes ces actions dans la liste de choses en attente.
• Liste de choses à faire un jour/peut-être : ici atterissent tous les sujets à traiter qui ne sont pas encore réalisables maintenant mais ne doivent pas être perdus de vue. On peut aussi trier cette liste par catégories : endroits à visiter, livres à lire, films à voir, CDs à écouter, etc.

On voit donc ici se profiler 4 types de fiches, qui pourront être complétées par un cinquième type : la fiche calendrier, pour toutes les tâches datées.

Cependant, dans la pratique, il est parfois utile de limiter les divers types de fiches. D’autant qu’on se retrouvera souvent à noter des actions en vitesse, comme lors des réunions. A l’écriture d’une tâche, il se pourra alors qu’on change d’avis et qu’une première chose à faire se transforme en tâche déléguée. Dans ces cas là, le système de notation de Patrick Rhone se révèlera utile :

Légende :

• - Chose à faire
• + Chose faite
• -> Chose à faire dépendante d’une autre action
• <- Chose à faire déléguée (pour s’en souvenir, il suffit de se rappeler que la flèche pointe en dehors du système). On pourra accompagner cette notation de la date à laquelle l’action a été déléguée, la date dûe et le nom de la personne à qui on a délégué.
• ^ Information
• O Chose à faire déplacée dans une autre liste

Vous aurez remarqué ici que toutes ces notations sont dérivées du tiret initial. Ainsi pourra-t-on facilement transformer une nouvelle action.

Un autre détail important concerne la quantité d’informations transportables dans un hipster PDA. Vu la taille des fiches et le nombre d’actions qu’une personne occupée peut avoir, il faudra certainement faire des choix. Et on ne pourra pas implémenter la totalité du système sur le hipster PDA. Ainsi devra-t-on périodiquement “synchroniser” le hipster PDA avec le système d’organisation maître, lors d’une revue journalière, le soir ou le matin.

Les informations de référence

Les informations de référence sont des idées qui émergent de l’extérieur. Ce peut être une citation, une recette, un extrait de livre, d’un site web, d’une émission télé. On peut imaginer aussi une liste de vocabulaire à apprendre ou les paroles d’une chanson.

L’important ici sera de citer la source de la référence, sinon l’information n’est pas utilisable. Pour un livre par exemple, ce sera l’auteur, l’année, la page. On peut aussi faire référence à des fichiers informatique à condition d’avoir une base personnelle avec des noms de fichier uniques.

La plupart du temps, c’est en lisant qu’on confectionnera des fiches de ce type. Mais je rangerai aussi dans cette catégorie de fiche tout type de mémo du genre carte de métro, horaire des bus, numéros de téléphone d’urgence, etc.

Conclusion

J’espère que ces quelques pistes vous auront inspiré pour organiser vos fiches. L’essentiel étant de les adapter à vos besoins. Pour ceux qui veulent aller plus loin, je ne pourrai que vous conseiller de lire le livre Getting Things Done et d’aller consulter le site de Pile of Index Cards.

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