Avec la situation économique actuelle, les équipes se réduisent dans les entreprises : finis les stagiaires ou les recrutements qui viennent vous soulager lors de gros projets ou en période de forte activité. Finies les perspectives d’ouverture de postes pour gérer une nouvelle activité ou un nouveau produit.

Ce sont au contraire des départs qu’il faut anticiper, avec une charge de travail qui augmente, que cela soit collectivement ou personnellement.

De plus, la pression du chiffre se fait de plus en plus importante, même sur les populations non directement impliquées dans le processus de vente, avec des politiques d’économies où il faut faire autant (voire mieux) avec moins de ressources.

Dans ce contexte, la pression monte dans les entreprises avec une augmentation du stress, et on entend de plus en plus les phrases du genre :
- “J’aimerais bien t’aider, mais je suis débordé !”
- “Là j’ai vraiment pas le temps de m’en occuper, je vais essayer de la faire la semaine prochaine”
- “Est-ce que c’est vraiment urgent, car j’ai déjà un max de travail en retard…”
- “Ce n’est pas mon boulot, ce n’est pas à moi de le faire… demande à X … normalement c’est son travail”
- …

Pour appréhender ces changements, il faut apprendre à gérer son stress et à organiser plus efficacement son activité.

Pour gérer efficacement son activité il existe de nombreuses méthodes et outils pour mieux s’organiser :
- Faire des listes de priorités.
- Automatiser ses tâches (avec un logiciel, une grille d’analyse…).
- Se concentrer sur les tâches qui apportent immédiatement un résultat visible.
- Eviter de s’éparpiller et mettre son téléphone sur répondeur.
- Fermer sa boite Outlook et ne l’ouvrir que tous les X heures.
- Utiliser la Mobilité pour ne pas perdre de temps (agenda sur PDA, PC portable…).
- Réduire le temps passé en réunion (êtes-vous vraiment indispensable pour toutes les réunions ?)
- Eviter ses “tics” qui font perdre du temps (ex: regarder son flux RSS entre deux tâches, vérifier les statistiques de son site, modérer des commentaires en live…)
- …

Mais ce n’est souvent pas suffisant pour affronter une charge de travail trop importante.

C’est pourquoi dans cet article nous allons vous donner quelques pistes pour apprendre à tailler dans la masse des tâches qui vous sont confiées et continuer à faire du mieux possible votre travail, sans y passer vos soirées et vos weekends, ni y laisser votre santé !

Etape 1 : Faire une liste des tâches à faire et à ne PAS faire

Le premier réflexe pour gagner du temps c’est de faire une liste des tâches à faire (une To Do List)… mais dans le cas d’une activité trop importante il faut également faire une liste des tâches à ne PAS faire (une Not Do To List, vos “mauvaise habitudes” ou ce que vous ne devriez pas faire).

Le principe est simple : 80% des résultats sont réalisés par 20% de votre travail, et 80% de votre travail ne fait 20% de résultat…

Il faut donc commencer par lister ce que vous devez faire absolument et les activités qui réalisent 80% de votre mission.

Par exemple vendre en magasin, prendre les commandes au téléphone, faire le réapprovisionnement du magasin…

Ensuite faire une liste des tâches que vous faites mais qui grignotent vos performances :
- Soit qui ne vous incombent pas, mais que vous avez récupéré par “gentillesse” (ex: passer le balai dans le magasin à midi, dépanner la photocopieuse du service, aider votre collègue qui a un problème avec son PC…).
- Soit qui vous prennent du temps, mais qui n’ont pas d’effet majeur sur votre travail (ex: aller dire bonjour à vos collègues du 4ième, arroser les plantes du bureau, faire un rapport de 10 pages sur votre activité, faire systématiquement les comptes rendus de réunion…).
- Soit qui vous prennent du temps, mais qui ont un impact sur votre qualité de travail et les relations avec vos collègues (ex: prendre un café avec les collègues à 10h…).

Attention : il ne faut pas confondre les tâches que vous n’aimez pas faire, et celle qui ne sont pas obligatoires.

A partir de cette liste des tâches vous devriez être capable d’identifier les tâches que vous faites actuellement et qui vous prennent du temps, alors qu’elles ne sont pas indispensables et qu’elles requièrent beaucoup de votre temps de travail.

Parmi cette liste, vous devriez également mettre à jour des tâches très consommatrices de temps, mais qui apportent des résultats faibles (ex: le rapport mensuel, une étude de marché, un dossier de lancement de produits…).
Pour réduire le temps consacré à ces activités il est par exemple possible de se fixer des limites pour les réaliser : par exemple 2 heures pour faire un travail, ou X jours avant la date limite de remise…

Généralement, il est possible de mettre à jour une plage d’au moins 30 minutes à 2h par jours qui peut être réaffecté pour votre travail prioritaire. Il faut réaffecter progressivement votre temps afin de ne pas faire un changement trop brusque qui serait mal compris ou qui pourrait avoir des conséquences sur votre travail à moyen terme.

De même il faut expliquer clairement à vos collègues et managers pourquoi vous faites cette réorganisation, afin de leur expliquer que vous devez vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Néanmoins vous ne devez pas oublier que vous devez quand même vous faire plaisir de temps en temps, car si vous vous mettez trop de pression vous perdrez rapidement votre motivation, votre plaisir à travailler, l’ambiance au bureau se dégradera… C’est en prenant du plaisir à travailler que l’on est plus efficace, pas en étant contraint et forcé.

Votre “Not to do list” ne doit pas être votre leitmotiv mais cela doit être une “prise de conscience” pour réagir à une charge de travail trop importante (elle doit donc être réactualisée régulièrement).

De plus il ne faut pas tomber dans l’excès inverse et faire “juste son travail” : il faut toujours penser à la satisfaction client et à l’image de l’entreprise. Le but est de travailler mieux, et non pas moins.

Accordez vous aussi des tranches de “détente” et de travail “plaisir” pour vous récompenser d’une tâches pénible ou fastidieuse (ex: lire des newsletters professionnelles après avoir fait un rapport administratif).

Etape 2 : Optimisez votre planning et travaillez intelligemment !

Dans votre nouveau planning, laissez toujours du temps disponible pour gérer les imprévus et les urgences. En effet si vous avez trop optimisé votre planning, vous reverrez apparaître du stress en cas d’imprévus…

L’idéal est de programmer dans votre agenda des créneaux horaires de réunions avec vous-même pour avancer sur les dossiers stratégiques ou pour rattraper le temps perdu par les imprévus.

Il est souvent possible de faire de la “récupération” pour les tâches répétitives ou similaires : reprendre des slides de Powerpoint d’une ancienne réunion, penser à deux utilisations du support pour ne pas avoir tout à refaire, faire un gros travail  qui durera longtemps plutôt que de faire du “provisoire” qui sera à actualiser dans quelques semaines, demander à ses collègues s’ils n’ont pas déjà avancé sur un dossier ou s’ils n’ont pas une archive avec ce type de travail, à rechercher des données sur Internet…

Il faut aussi savoir se remettre en question, que cela soit sur sa manière de travailler mais aussi sur ses outils.

Sur la manière de travailler, il faut parfois changer les procédures, les formulaires à remplir… pour prendre en compte l’évolution de l’activité ou de l’environnement économique.
Parfois en réduisant de 20% une tâche ou un processus, on ne réduit que de 2% la qualité des produits ou du service (ex: ne plus ouvrir la hot line le midi, ne plus répondre en 2h mais en 4h…), ce qui peut être toléré par le client.

Lors de la phase de réflexion sur la “To Do” et “Not To Do”, il est indispensable de réfléchir à l’utilité de ces activités, pour soit les automatiser, soit les modifier, soit tout simplement les supprimer.

Enfin, vous devez mettre fin à la culture de l’immédiateté : il n’est pas nécessaire de répondre dans la minute ou dans l’heure… L’email, le Chat et le téléphone portable ont formatés les salariés dans une culture de l’information continue, or c’est contraire à la productivité et à l’efficacité.

Si votre contact à vraiment un problème urgent, il peut toujours vous appeler au téléphone… Il est donc indispensable de prendre son votre temps pour répondre aux demandes et ne pas pas vouloir tout interrompre pour tout faire immédiatement.
De même cela ne sert à rien de répondre par email pour dire que vous êtes en train  de travailler dessus, alors que vous n’avez pas encore la réponse à sa question… cela fait 2 emails pour 1 seule question !

Par exemple si on vous demande une statistique de vente, est-ce important d’arrêter ce que vous faites actuellement pour répondre à cette demande ? Ne vaut il mieux pas attendre votre “pause Réponse aux emails Outlook” toutes les deux heures, et demander à votre interlocuteur pour quand il a besoin de cette information ?

Etape 3 : Vous avez le droit de dire NON !

Si vous êtes travailleur, que vous aimez la qualité, que vous êtes tout simplement serviable… vos collègues ont tendance à vous demander de plus en plus de choses qui sont en dehors de votre travail ou non prioritaire…

Or vous avez le droit de refuser et de dire NON car vous avez d’autre chose à faire plus importantes…

Attention, il faut en revanche bien expliquer pourquoi vous ne pouvez pas le faire tout de suite, ou pas du tout. Et c’est là que votre liste de “To Do” et “Not To Do” va vous aider car elle vous permet de montrer à vos collègues votre charge de travail, et ce que vous devez réaliser avant de pouvoir les aider.

Il suffit de dire “Désolé, je ne peux pas faire ce que tu me demande cette semaine, car Mr Z m’a demandé de lui faire X et Y cette semaine. Je peux te proposer de faire cela dans N jours si tu veux. Est-ce que cela t’ira ?“.

Vous allez vite voir que ce n’est pas si difficile que cela, et même qu’en faisant cela vous pourrez mieux prioriser les actions, et de classer les demandes dans votre To Do List, en montrant bien que le travail demandé est bien dans votre planning avec une bonne visibilité de la date de réalisation…

Il est facile de prendre conscience qu’il n’est pas indispensable de dire toujours OUI à toutes les demandes via ces quelques question :
- Est-ce que le travail ou le service qu’on me demande est certes important, mais est-ce dans mon périmètre d’activité ?
- Est-ce qu’au lieu de dire Oui, et de masquer le problème, il ne vaudrait pas mieux que le problème éclate au grand jour et que l’on trouve une vraie solution ?
- Est-ce qu’on ne vous propose par ce travail justement par votre collègue est sûr que vous direz Oui, et donc que cela sera fait immédiatement ?
- …

Etape 4 : Ne cherchez pas à tout faire vous-même !

Lorsque l’on fait tout soit même on est sûr de la qualité du résultat… alors que lorsque c’est fait par un collègue ou un prestataire c’est rarement parfait…

Mais est-ce que la petite différence qualitative que vous allez perdre, ne sera pas compensée par le gain de temps que vous allez obtenir en délégant à un stagiaire, à une agence, à un collègue… Si votre brief et les instructions initiales sont correctement effectuées vous devriez au final gagner du temps.

Vous devez donc apprendre à déléguer efficacement et à ne pas vouloir tout centraliser et valider. Vous devez estimer quel est l’impact de cette activité sur votre business, et si elle mérite votre attention.  En alternative vous pouvez décider de ne valider que X éléments essentiels, et les préciser noir sur blanc dans le brief initial afin de vous assurer qu’ils seront validés obligatoirement.

Par exemple si vous vendez des produits en grande distribution, si vous n’avez pas le temps de valider 1 par 1 tous les packagings, vous pouvez demander à ce que les éléments essentiels (code barre, le nom du produit et l’orthographe du facing) soient vérifiés deux fois (au départ et avant la production) par votre collègue ou une autre personne de l’équipe car ce sont les éléments cruciaux qui peuvent mettre en péril une commercialisation.

Etape 5 : Bien réfléchir à ce qui est demandé pour ne faire le travail qu’une seule fois.

Souvent le problème de travailler dans l’urgence et la précipitation, c’est de ne pas prendre assez de temps pour réfléchir au but de la mission, et de foncer tête baissée dans la réalisation… Et ne se rendre compte qu’après avoir travaillé des heures sur un dossier (ou pire à la fin du travail) que l’on de répond pas exactement à la demande initiale !

Il est donc indispensable de prendre quelques minutes à bien analyser l’objectif global du travail, à prendre de la hauteur, et réfléchir au pourquoi de l’action pour ne plus y revenir ensuite…

Parfois, ce travail permet de réduire le champ d’action, d’être plus pertinent dans ses réponses, voir même d’obtenir des délais supplémentaires car certaines informations ne sont pas encore totalement validées !