- L’évolution depuis les années 2000 montre que l’externalisation de la gestion de la formation va connaître une phase de croissance dans les prochaines années.
- A ce jour, la gestion de la formation arrive en 3ème position des services RH outsourcés, après la paie et le recrutement.
- La gestion de la formation est une fonction particulièrement complexe qui mêle les aspects organisationnels, logistiques, financiers, et législatifs. Le responsable de la formation est ainsi au coeur d'une mission stratégique pour l'entreprise pour le développement des compétences et pour la fidélisation des salariés. Pourtant, la gestion administrative des dossiers de formation est également à sa charge bien que ne faisant pas partie des tâches à réelle valeur ajoutée.
- Au delà des gains financiers très appréciés, d'une meilleure flexibilité, mutualisation et centralisation des tâches, l’externalisation de la gestion de la formation est un moyen de concentrer ses ressources sur son coeur de métier et les activités les plus stratégiques pour l’entreprise : le recrutement, la fidélisation des talents et la création de parcours professionnels adaptés aux profils des collaborateurs et aux besoins de l’activité.
- Le bénéfice d'une expertise métier figure en 4ème position des avantages énoncés par les entreprises : les prestataires d'externalisation sont en effet sont les mieux placés pour définir les meilleures pratiques et en faire bénéficier leurs clients.
- Les groupes comportant de nombreux établissements sont de bons candidats pour l'externalisation de la gestion de la formation car les tâches sont souvent réparties sur de nombreux sites.
- De même, les entreprises qui subissent d’importantes fluctuations d’effectifs sont très bien placées pour tirer le meilleur parti de l’externalisation ou encore les entreprises ou encore celles qui décident d'implanter un nouveau système d’information.
- Pour les entreprises multi-sites, la mise en place d’un CSP, ou Centre de Services Partagés, est une bonne étape avant le choix de l’externalisation et qui permet de mutualiser les ressources de support.
- Puisqu'en droit le terme "externalisation" n'existe pas, le client et le prestataire peuvent convenir dans un contrat traitant un ou plusieurs des aspects suivants :
- sous-traitance d’activité,
- réalisation d’une prestation de service,
- transfert d’une activité de l’entreprise.
- Selon les entreprises, l’externalisation de la gestion administrative de la formation peut donc être désignée comme relevant soit de la sous-traitance, soit de la prestation de service.
- La gestion des achats de formation,
- la prise en charge du processus administratif des dossiers de formation et de l’organisation logistique des sessions,
- la gestion des dossiers de financement de la formation professionnelle,
- l’externalisation du système d’information (SIRH).
- les sociétés de services informatiques qui intègrent des logiciels SIRH, et qui prennent parfois en charge le backoffice formation.
- les organismes de formation qui ont développé cette activité.
- les outsourceurs spécialisés dans la gestion de la formation professionnelle.
- Le Plan d’Assurance Qualité (PAQ) est annexé au contrat et permet de définir toutes les exigences du client en matière de qualité et toutes les dispositions nécessaires pour assurer la réussite du projet. Il inclut les indicateurs SLA.
- Les modalités de réversibilité.
- Les limites de responsabilité, leur répartition et le montant des pénalités.
- Les modes de tarification et leur modalités d'application.
- Les dispositifs de confidentialité.
Voir aussi : P26, les clefs pour mener à bien son projet.P33, les points à ne pas omettre dans le cahier des charges à rédiger.P36, En synthèse, les 8 points clefs pour réussir votre projet.Télécharger le livre blanc
- Expertise générale et spécifique
- Pérennité de la structure et longévité de son offre
- Proximité géographique et/ou psychologique
- Maturité et étendue de l'offre
- Indépendance vis à vis des organismes professionnels