Ouvrir un registre du personnel est une formalité d’embauche obligatoire. Ce document permet de consigner les mouvements du personnel. Voici vos obligations :

Pour quels salariés ?
Il devra indiquer les entrées et sorties de personnel, quel que soit le contrat, même pour les salariés embauchés par l’intermédiaire d’une agence de travail temporaire.

Obligatoire pour qui ?
Tous les employeurs, sauf les particuliers-employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi services.

Les mentions obligatoires du registre du personnel :
Nom, Prénom et Nationalité
Adresse
Date de naissance
Sexe
Numéro de Sécurité Sociale
Statut Familial
Copie de la Carte de séjour pour les étrangers
Fonction
Statut professionnel
Type de contrat
Date d’entrée
Date de sortie

Sous quelle forme ?
Il peut être tenu dans un format papier. Vous trouverez des modèles pré-imprimés chez tous les fournisseurs d’articles de bureau. A partir de 20€.

Il peut aussi être tenu de manière informatique s’ils offrent des garanties de contrôle équivalentes au support papier. Autrement dit : le déclarer préalablement à la CNIL ou qu’il réponde à certaines dispositions. Vous pourrez bien sûr le gérer sans souci avec votre logiciel de Paye !

Toutefois aucune forme n’est imposée.

Les salariés doivent être enregistrés dans l’ordre des dates d’entrées. Il doit être conservé 5 ans à compter de la dernière date de sortie d’un salarié.

Attention : bien le tenir à jour, il peut vous être demandé en cas de contrôle par l’Inspection du Travail.