Quand le bureau a l’air d’avoir reçu la visite d’un tsunami, il est temps d’y mettre un peu d’ordre. Quels documents conserver, lesquels jeter? Comment ranger ses papiers pour les retrouver? Un système efficace pour dompter votre paperasse.

ÉTAPE 1 – Le tri
Le chaos est tel que vous ne savez par où commencer? Rassemblez d’abord tous vos papiers dans une pile, sur une table. Pour un tri efficace, l’organisatrice résidentielle Sophie Legault suggère la technique de « taillage du diamant ». « On affine tranquillement notre tri en allant du plus grossier au plus précis, dit-elle. Ainsi, en partant d’une grosse pile, on en fera deux : les papiers personnels d’un côté, les documents professionnels de l’autre. » Par la suite, on reprendra par exemple la pile « professionnel », et on la morcellera plus petites piles. Une pour les dépenses (factures payées, preuves d’achats), une pour les revenus (talons de chèque, feuilles de paie) et ainsi de suite. À la fin de l’opération, vous devriez avoir plusieurs petites « îles » de papiers parfaitement triés.

ÉTAPE 2 – L’épuration
C’est l’étape la plus jouissive, celle où vous condamnez les documents périmés, inutiles, de trop... Reprenez les piles triées à l’étape précédente et attardez-vous à la date et à la nature de chaque document. De vieux manuels d’instructions pour des produits que vous ne possédez plus? Au bac vert! Des garanties échues depuis longtemps, des comptes d’électricité de 1992? On s’en débarrasse! Inutile de conserver ad vitam eterneam votre déclaration de revenus de 1997. Selon le Code civil, six ans est suffisant. Vous serez surpris de la quantité de papier que vous conserviez inutilement... Pour connaître les périodes de conservation légales de certains documents, cliquez ici (document PDF).

ÉTAPE 3 – Le classement
Une fois votre inventaire documentaire trié et épuré, il reste à le classer. Vous aurez besoin d’un classeur, de chemises et de dossiers suspendus en quantité suffisante. Gardez en tête que l’on classe un document non pas pour le ranger, mais pour le retrouver. Un document mal classé risque d’être perdu. Pour ses papiers personnels, il faut éviter le « surclassement ». Regroupez vos documents. Éviter d’avoir dans la filière un dossier suspendu qui ne comporterait qu’un seul document. Par exemple, inutile de faire un dossier spécial pour votre passeport, insérez le dans un dossier sur « Documents personnels ».Parmi les astuces pour un classement efficace, la vice-présidente de l’Association des archivistes du Québec, Nathalie Denis, conseille de classer ses documents par activités, et non par sujets. « Par exemple, le procès-verbal d’une réunion; on n’aurait pas l’idée de le classer dans un dossier « Budget », parce qu’un budget a été voté dans le cadre de cette réunion. « Budget » est un sujet. Mais l’activité à laquelle se rapport le procès-verbal est « Réunion ». »

ÉTAPE 4 Gérer sa paperasse au quotidien
Afin d’éviter de retomber dans la même spirale du désordre, les experts suggèrent la création d’un « point chaud » ou d’un « centre d’information domestique », en somme, un endroit où tous les papiers de la vie courante aboutiront avant d’être classés. Pour les travailleurs autonomes, Sophie Legault sépare ce point chaud en deux parties : « Le plus rapide, c’est de mettre toutes les factures payables, payées ou non, sur un plateau dans votre bureau. Et sur un autre plateau, vous mettez les factures recevables. Tous les trois mois, quand vous devez payer votre TPS/TVQ, vous passez à travers vos deux piles, ou vous les remettez au comptable! »

ÉTAPE 5 – Le déclassement annuel
Pour prévenir les débordements de classeur, réservez une journée de pluie par année à une nouvelle épuration de vos documents. Déclassez ceux qui seront devenus inutiles.

© Steve Proulx  2008 | Article original paru dans le magazine Affaires Plus, décembre 2007