Les premiers jours d’un manager, la période de prise de fonctions, sont déterminants pour la suite du fonctionnement d’une équipe. Je vous donne ici ma liste non exhaustive, inspirée entre autre par la théorie organisationnelle d’Eric Berne, des éléments qui me semblent indispensables à la constitution d’une équipe efficace et heureuse.
La dimension spatiale
Pas évidente pour beaucoup, c’est le premier sujet à traiter. Comment est organisée mon équipe dans l’espace ? Concrètement, cela veut dire par exemple, les personnes sont-elles proches les unes des autres, y a-t-il des membres qui sont isolés, l’équipe se trouve-t-elle au milieu d’un passage, au contraire est-elle complètement mise de côté…de manière analogique, tous ces éléments sont à prendre en compte et en disent souvent beaucoup sur l’équipe, sa structure, et sa place dans l’entreprise. Par la suite, très simplement, le manager peut commencer son travail sur le fonctionnement de l’équipe en agissant sur son positionnement dans l’espace.
La dimension structurelle
Je parle ici des frontières abstraites entre les personnes, des limites, de missions des uns et des autres, des positions des uns vis-à-vis des autres, de l’organigramme. Cette dimension structurelle doit être clarifiée pour inspirer un sentiment de sérénité dans le groupe, autrement dit les rôles des membres doivent être clairement identifiés, leurs responsabilités également (d’où la nécessité absolue d’un organigramme) mais également les responsabilités de l’équipe au sein de l’entreprise. Jusqu’où s’étendent-elles ? Quelles en sont les frontières ? Qui en est le garant ?
La dynamique des forces
Ce sont les forces en présences qui pourraient menacer la survie de l’équipe : quelles sont-elles, qui impliquent-elles ? Ce sont des forces ou contraintes qui peuvent être extérieures (clients, concurrents, prestataires…) portées vers l’intérieur, ou des forces intérieures (autres services, en interne entre les membres, etc.). Elle participe à la compréhension des enjeux de l’équipe, et à la définition de ses besoins. Il est important pour le manager de bien les déterminer, de les classifier, pour ensuite prendre une action si nécessaire.
La colonne vertébrale du groupe
La colonne vertébrale du groupe fait tenir l’équipe debout. Elle est souvent fortement marquée et identifiée à l’histoire de l’entreprise. Pour fonctionner correctement, toute équipe est définie par :
- une constitution : le nom de l’équipe, l’objectif vers lequel elle tend, la position par rapport à l’entreprise
- des « lois » qui en régissent le fonctionnement : les règles à suivre, le règlement intérieur
- une culture : le savoir-faire (les techniques de travail), l’étiquette (éthique acceptable dans ce groupe), le caractère du groupe (jusqu’où peut-on aller dans les limites de l’étiquette)
Afin que cette colonne vertébrale soit complètement fonctionnelle, le manager doit faire en sorte que chacun de ces éléments soient identifiés ou clarifiés, aucun doute ne doit subsister.
Le leader et son « appareil »
Le nouveau manager doit comprendre quel leader il deviendra, pour ce faire il peut répondre à ces questions : comment suis-je arrivé là, qui m’a nommé, ai-je été choisi légitimement ? Et puis, très important, quelles sont les attentes de mon équipe en tant que groupe ? Les points précédents, structure, dynamique, colonne vertébrale, permettent de préciser ces attentes. Qu’ai-je besoin de faire en tant que manager pour répondre à ces besoins, quel manager devrais-je devenir pour renforcer ce groupe ? En tant que leader j’ai besoin d’un soutien : l’appareil est un membre de l’équipe sur lequel le manager peut s’appuyer, il peut tour à tour remonter des informations, ou agir comme un allié ou comme un porte-parole.
Le sens
J’ai parlé colonne vertébrale de l’équipe avec le canon, ici je parlerai d’âme de l’équipe. C’est le sens qui fixe le cap, et c’est le capitaine de l’équipe qui en est le garant. Il doit le définir clairement, et le rappeler régulièrement, en particulier dans les circonstances difficiles. Vers quoi tendent cette équipe et cette entreprise, pour quelles raisons et pour quelle finalité ? Pour le manager, c’est un travail bidirectionnel : il s’imprègne du sens impulsé par les dirigeants de l’entreprise, et lui-même l’insuffle à sa propre équipe. Le sens est le carburant qui fait tourner le moteur de l’équipe, sans lui, point de motivation et donc point de performance.
Par Olivier Guérin
Coach et spécialiste en transition de carrière et personal branding, je publie sur plusieurs réseaux sociaux et médias collaboratifs. Pour en savoir plus sur mes services ou pour un coaching personnalisé, rendez-vous sur elevancecarriere.com