Dans le cadre de la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives, un décret publié au Journal officiel du 30 mars 2013 fixe les modalités de mise en œuvre de la déclaration sociale nominative.

Ces modalités sont applicables à compter du 31 mars 2013 aux employeurs qui optent volontairement pour la DSN en 2013 et seront étendues à compter du 1er janvier 2016 à l’ensemble des entreprises.

30 entreprises pilotes se sont engagées au 1er semestre 2013 à utiliser la DSN.

La déclaration sociale nominative se substitue aux différentes déclarations sociales des entreprises en une unique déclaration dématérialisée auprès des organismes sociaux et de l’emploi.

Contenu de la DSN

La déclaration sociale nominative est établie mensuellement par établissement et pour chacun des salariés. L’employeur déclare les événements concernant ces salariés survenus au cours du mois considéré.

La DSN comporte :

• l’identification de l’employeur et du salarié
• les caractéristiques de l’emploi exercé
• le détail des rémunérations versées au salarié au cours du mois précédent

et le cas échéant, dans un délai de 5 jours ouvrés :

• le début et la fin de l’arrêt de travail pour cause d’accident ou de maladie non professionnelle, de congé de maternité, d’adoption ou de paternité et d’accueil de l’enfant ;
• la fin du contrat de travail.

La déclaration sociale nominative est transmise à l’URSSAF, à la CGSS ou à la CMSA selon le régime dont dépendent les salariés et au plus tard le 5 du mois civil lorsque les cotisations de sécurité sociale sont acquittées mensuellement et le 15 du mois civil suivant dans les autres cas.

La DSN est accomplie chaque mois même si aucune rémunération n’a été versée au cours de celui-ci tant que l’employeur n’a pas demandé la radiation de son compte auprès de l’organisme de recouvrement des cotisations de sécurité sociale dont il relève.

La DSN  remplace les déclarations suivantes :

• l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières maladie, maternité et paternité ;
• l’attestation employeur (AE) destinée à Pôle emploi indiquant les salaires versés au cours de la période de référence servant au calcul de l’allocation ainsi que la date de la fin du contrat de travail ;
• la déclaration d’embauche ou de rupture de contrat transmises au SPE ;
• l’enquête statistique sur les mouvements de main-d’œuvre

L’employeur comme le GIP « modernisation des déclarations sociales » signent une charte qui définit les engagements d’accompagnement de ces organismes ainsi que les conditions et modalités techniques des déclarations dématérialisées.

Traitement des données à caractère personnel

La DSN a pour but :

• de simplifier les démarches pour les entreprises dans le domaine social ;
• de faciliter les démarches des salariés relatives à leur protection sociale ;
• d’assurer la concordance des informations entre les montants déclarés pour l’ouverture ou le rétablissement des droits et le calcul des prestations et, d’une part, les montants soumis à cotisations sociales, d’autre part ;
• de prévenir les fraudes aux prestations et aux cotisations sociales ;
• de produire des statistiques anonymes à des fins de suivi de l’évolution de l’emploi.

Les données à caractère personnel et les informations relatives à chaque salarié collectées par les différents organismes sont :

- le nom de famille, le nom d’usage et les prénoms du salarié

- le sexe du salarié ;

- la date et le lieu de naissance du salarié ;

- la qualité de ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne ou la qualité de ressortissant d’un Etat non membre de l’Union européenne ;

- le NIR et le numéro identifiant d’attente attribué par la CNAV des travailleurs salariés ;

- l’adresse du salarié ;

- le numéro de matricule du salarié donné par l’employeur ;

- la dénomination sociale de l’entreprise ;

- Les données relatives à la situation professionnelle du salarié, qui comportent les caractéristiques de l’emploi, les informations contenues dans son contrat de travail relatives à sa nature, à la date de début et à la date de fin prévisionnelle du contrat, les informations relatives à la durée du travail ainsi que celles relatives à la convention collective applicable et au statut du salarié au regard de la réglementation relative aux régimes de retraite complémentaire obligatoire dont il relève ;

- les données relatives au détail de la rémunération du salarié versée au cours du mois ;

- les informations relatives aux arrêts de travail, au congé de maternité, de paternité, d’adoption ou d’accueil du jeune enfant ;

- les informations relatives à la rupture du contrat de travail qui comportent la qualification de la rupture et les éléments pris en compte pour le service des allocations chômage ;

- les données relatives à la prévoyance qui comportent les éléments relatifs à l’institution de prévoyance ou à la société d’assurance dont relève le salarié et ceux relatifs au contrat de prévoyance ;

- les données techniques nécessaires à la gestion de la déclaration sociale nominative.

Les données issues de ces traitements sont transmises, dans la limite des informations qui sont nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, aux administrations et organismes suivants :

• CPAM, CGSS
• Pôle emploi
• le Ministère du travail
• organismes de régime de retraite complémentaire
• les mutuelles

Seuls des agents habilités ont accès à ces données à caractère personnel.

La CNAV conserve les données sécurisées et recueillies au moyen des DSN pendant au plus 5 ans.

Pénalités

Le défaut de production de la déclaration sociale nominative dans les délais prescrits, l’omission de salariés devant y figurer ou l’inexactitude des rémunérations déclarées dans la déclaration sociale nominative entraîne une pénalité de 7,50 euros par salarié et dans la limite de 750 euros par mois par déclaration.