Au bureau, les réunions peuvent devenir interminables et peu productives. Non seulement les réunions improductives vous font perdre votre temps mais elles coûtent plusieurs millions d'euros aux entreprises... Comment conduire des réunions productives, le plus rapidement possible pour gagner en efficacité et en productivité, Voici en tous cas ce qu'il ne faut pas faire, découvert sur le blog de Regus, leader dans la mise à disposition d'espaces de travail (location de buraux, salles de réunion, etc.) :
- Ne pas préparer ses réunion : Il est toujours utile de savoir de quoi il va s'agir dans une réunion. Préparer un ordre du jour est donc un imépratif !
- Etre en retard : Ne pas fixer d'heure de début précis, ni d'heure de fin pour une réunion, c'est prendre le risque d'obtenir une réunion complètement désorganisée avec les uns qui arrivent plus tard et d'autres qui partant plus tôt...
- Etre trop nombreux : Pour éviter un nombre trop importants de collaborateurs autour de la table et que les débats ne deviennent trop longs, il est conseillé de faire des réunions avec le moins de personnes possibles pour être plus efficaces.
- Enchaîner les réunions : Il faut savoir refuser quelques réunions parfois pour rester productifs. En effet, trop de réunions dans une journée peut vous faire perdre votre temps, surtout si votre présence n'est pas indispensable.
- Organiser des réunions dans des lieux inadéquats : Le lieu est un élément très important dans la réussite d'une réunion. Il est préférable de rappeler qu'une réunion doit se tenir, si possible, dans un lieu fermé loin du bruit et des distractions. Un bar n'est, par exemple, pas un lieu approprié pour une réunion digne de ce nom...
- Ne prendre aucune note : Croire que l'on pourra se souvenir ce qui se dit au cours de cette réunion est une grosse erreur. Il faut aboslument prendre des notes !
Et vous quelles sont vos conseils pour mener des réunions le plus efficacement possible ?