Cinq semaines de congés payés par employés, cela ne parait pas si compliqué que ça... Mais ajoutez à cela les chambres d’hôtels à réserver, les billets d’avion à prendre et les congés des enfants et des conjoints, et vous avez une recette détonante : celle d’un immense casse-tête. Voici quelques conseils qui vous permettront de ne pas faire de jaloux et de ne pas semer le mécontentement chez vos employés, pour que tous passent un bel été, au bureau ou sur la plage.
Anticiper
Pas question de vous occuper de la question des vacances à la dernière minute, ou de le faire à la va-vite. Il faut absolument que vous preniez le temps de vous attaquer aux congés : au lieu de voir la gestion des congés payés comme un pensum, considérez-la comme un véritable travail. En tant que manager, DRH ou chef d’entreprise, il vous appartient de faire le « management des vacances » des employés. N’attendez pas la fin mai et l’approche de la fin de la période de référence pour vous y mettre : dès février, faites un premier sondage auprès des salariés, et communiquez-leur, le cas échéant, les dates de fermeture annuelle de votre entreprise. Cela vous permettra, en plus, de mieux gérer les absences du mois de mai, entre ponts et soldes de vacances d’hiver.
Cerise sur le gâteau : plus tôt vous établirez un planning des vacances, plus tôt vos employés pourront s’organiser et réserver hôtels, gîtes et avions. Et des salariés heureux, ce sont des salariés qui travaillent mieux : vous avez donc tout intérêt à prendre le problème des congés payés à bras le corps dès le début du printemps !
S’organiser
Même si vous n’avez qu’une poignée d’employés, l’organisation est essentielle. Vous pouvez par exemple créer un fichier sur un tableur, que vous enverrez aux membres de votre équipe pour qu’ils le remplissent avec leurs souhaits de congés. Vous pourrez ainsi facilement centraliser toutes les informations et les visualiser pour mieux organiser l’été. Dès que vous avez finalisé le planning, envoyez-le par mail à vos employés ou affichez le dans votre entreprise. Chacun saura ainsi quand ses collègues s’en vont, ce qui permettra à vos employés de s’organiser eux aussi pour assurer la bonne marche de l’entreprise pendant l’été.
Faire preuve de transparence
Même en appliquant ces deux règles d’or, vous aurez à prendre des décisions qui ne plairont pas à tout le monde. La gestion des congés payés n’est pas une décision unilatérale, et il ne suffit pas à vos employés de vous communiquer leurs souhaits pour qu’ils soient exaucés. Il sera donc impossible de faire plaisir à tout le monde. Toutefois, en faisant preuve de transparence et de justice, vous pourrez limiter les dégâts. Fixer une période de fermeture annuelle facilite les choses, car il n’y a pas de discussion possible : vos employés devront en effet obligatoirement partir en vacances à ce moment-là.
Evidemment, toutes les entreprises ne peuvent pas fermer leurs portes pendant trois semaines en été. Pour décider qui part quand, vous aurez à prendre en compte certains facteurs : les congés des conjoints de vos employés, les congés accordés par leur autre employeur s’ils en ont eu, les vacances scolaires de leurs enfants, mais aussi leur ancienneté. Assurez-vous par ailleurs que ce ne soient pas toujours les mêmes employés qui passent la période de Noël au bureau, et évitez toute forme de discrimination.
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