Après avoir parlé de ce que coûtent les RH (1re partie) et de ce qu'elles rapportent (2e partie), voici des conseils pour vous aider dans vos projets de mesure RH. Andrée Laforge de SYNTELL Capital Humain, spécialiste en indicateurs de performance, m'a suggéré plusieurs de ces conseils.Si vous voulez allez plus loin sur ce thème, elle tient un blogue bien intéressant sur ce thème et j'ai ajouté d'autres liens web sur les coûts du recrutement à la fin.
1- Commencer petit
Commencer si possible avec des indicateurs, simples, déjà connus ou utilisés (ex. taux de roulement), et prévoir une phase "pilote" pour ajuster ou renoncer au besoin. La cueillette des données doit être simple, pour éviter l'essoufflement à moyen terme, ou que les gens transmettent n'importe quoi pour s'en débarrasser, ou pire, refusent de le faire, ce qui se voit plutôt souvent.
2- Impliquer les gens concernés
Mesurer fait peur, encore plus quand on parle de dollars. Bien vendre le projet avant de commencer est nécessaire, surtout en présentant les avantages : ex. réduire le roulement = plus de temps au superviseur pour encadrer les personnes, équipe plus motivée, etc.
3- Se faire aider
Les collègues peuvent nous aider, surtout ceux qui mesurent déjà des données : comptable, contremaître, responsables de la qualité ou du marketing. Leur aide peut nous sauver beaucoup de temps, à démarrer et ensuite pour valider certaines données.
4- Bien choisir les données
On tend à oublier des coûts, encore plus pour les fonctions courantes. Mieux vaut être conservateur dans ses estimés, mais prendre beaucoup de temps pour identifier tous les coûts qui s'appliquent dans un projet.
5- Tester les données
Vaut mieux tester les données durant un temps (phase "pilote" du point 1), et être certain de leur validité. Sont-elles définies/comprises de la même façon par tous ceux qui ont à les fournir ? Sont-elles demeurées les mêmes d'une cueillette à l'autre ? Exemple : un taux de roulement annuel peut inclure, ou pas, les départs non-volontaires, les départs avant trois mois, etc. Un coût de salaire inclut-il les bénéfices marginaux, les absents court-terme, etc.
6- Comparer les données
Finalement, on doit comparer les données, soit avec le secteur d'activité, ou si on n'en trouve pas, d'une année à l'autre, avec un autre département, ou en se fiant à une certaine logique. Un exemple d'Andrée Laforge : "Si on est dans les services professionnels et qu'on obtient un taux de roulement de 23 %, il y a sûrement un problème, car la moyenne du secteur est autour de 12 %. Soit on s'est trompé dans le calcul, soit nos données ne sont pas bonnes, soit on a VRAIMENT un problème".
7- Diffuser les résultats
Transmettre des résultats utiles reste le meilleur moyen de rendre avantageuse et volontaire la participation à la cueillette, et de les convaincre d'ajouter d'autres indicateurs à suivre.
Ensuite, pour diffuser les résultats en dehors du département RH, il faut bien choisir les informations à transmettre en fonction du besoin et de la compréhension des lecteurs, et faciliter la communication (ex. tableaux au lieu de chiffre). Anticiper les questions : pourquoi cet indicateur est important pour l'organisation? Que signifie concrètement sa croissance (ou sa diminution) pour le lecteur externe?
8- Osez !
Les gens des ventes et du marketing calculent le coût de leurs projets même s'ils se trompent régulièrement dans leurs cibles. Ce qui est normal, parce que leurs hypothèses dépendent de l'humeur des clients et des hasards du marché, de la concurrence, de la météo, etc. Osez faire des hypothèses basées sur l'intuition vous aussi !
Quel est le coût caché d'une mauvaise embauche?
Le calcul du coût par embauche
Mesurer le roulement de personnel et ses coûts (commerce de détail)
Blogue d'Andrée Laforge sur la mesure en RH
Et pour voir tous les textes de la série Combien coûtent et rapportent les RH, cliquer ici.