Les SIRH ou encore en anglais : HRIS. Mais qu’est-ce que c’est ? On entend beaucoup parler de Cloud, de Saas, de révolution RH, mais de quoi s’agit-il vraiment ? Vous aussi vous avez raté le coche ? Moovijob vous fait un cours de rattrapage pour novices sur ces outils déjà bien présents dans nos bureaux.
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SIRH ERP et systèmes embarqués
Les SIRH sont une interface entre la gestion des ressources humaines (GRH) et les techniques de l’information et de la communication (TIC). Ce sont les systèmes d’information de ressources humaines ou Human Resources Information Systems en anglais.
Ils permettent d’intégrer des fonctions comme la paie, les prestations sociales ou encore la GRH (gestions compétences, recrutement, carrières…) en créant des liaisons fonctionnelles grâce à un logiciel. Ces ERP sont généralement accessibles aux collaborateurs depuis une seule plateforme reliée à l’intranet ou depuis le web. Jusqu’alors, les entreprises utilisaient divers logiciels pour effectuer ces diverses tâches, comme des briques isolées où les connexions ne se faisaient pas.
Les Systèmes Informatiques de Ressources Humaines existent depuis une dizaine d’années. Ces logiciels ont été créés pour permettre aux entreprises d’automatiser un certain nombre de tâches redondantes et limitées pour gagner en productivité et en maitrise de coûts.
On parle beaucoup de systèmes embarqués ces derniers temps. Ce sont des systèmes électroniques informatisés qui effectuent des tâches en fonction d’un cahier des charges prédéfini. De nombreuses tâches sont automatisables dans l’entreprise comme la gestion administrative ou les congés; d’autres le sont moins comme la paie qui peut s’avérer très complexe selon la législation, le type d’entreprise ou encore des conventions collectives.
Depuis quelques années, nous assistons à la transformation technologique des entreprises. Ainsi, de multiples métiers apparaissent autour d’une part du développement de tels outils, mais aussi d’autre part du côté utilisateur dans les fonctions comme la Finance ou les RH. Notons par exemple le poste de chef de projet SIRH qui s’assurera du suivi, de la bonne mise en place et de la formation des collaborateurs à un tel système pour en favoriser son utilisation; ou encore le poste de chargé d’étude de données SIRH qui analysera les données RH fournies par des statistiques pour préconiser des actions au service RH.
En France, les SIRH sont surtout utilisés en RH dans la gestion des talents, en recrutement et en gestion administrative. Selon l’observatoire de la SIRH, une création de postes de cadres sur dix serait même liée aux systèmes embarqués en 2013, selon l’observatoire des SIRH.
Technologie vs. Sécurité
Pour faire très simple, il existe divers types de systèmes SIRH en fonction de la nature du logiciel utilisé, du mode d’accès à ce type de logiciel mais aussi du choix du stockage des données. En parallèle, les entreprises selon leur taille, leurs moyens et leur mode d’utilisation auront des besoins différents en matière de GRH.
Le logiciel isolé
Tout d’abord, il y a le logiciel pour lequel on va payer une licence d’utilisation comme un logiciel traditionnel. L’inconvénient avec ce mode fermé est qu’il va falloir configurer le logiciel selon les besoins de l’entreprise, gérer la maintenance et stocker toutes les données en interne qui seront générées.
A solution SIRH intégrée Le Saas
Il existe les logiciels de type Saas, (Service As A Software). Accessibles en ligne, ils ne sont pas installés sur les ordinateurs de l’entreprise. Les charges de maintenance et d’infrastructures étant externalisées, l’entreprise ne paye plus que sa consommation. Grâce au système Saas, le poste de dépense SIRH devient alors fixe et l’installation plus rapide.
Les éditeurs mettent en général à jour leur logiciel plusieurs fois par an. Les entreprises doivent alors faire attention dans leur choix de fournisseur de service, afin que leurs outils soient en adéquation sur le plan stratégique avec leurs propres besoins.
Stockage en Cloud ou hébergé
Se pose ensuite la question des données : où sont-elles stockées ? Lorsqu’une entreprise utilise un logiciel Saas, ses données vont pouvoir être stockées soit sur son propre serveur qu’elle possède ou loue, soit sur le cloud. Celui-ci permet, grâce à une mutualisation des serveurs de stocker l’information en ligne, de manière illimitée et numérique.
Le système hébergé attise encore 58% des entreprises car les informations sont stockées et possédées par l’entreprise. Avec le cloud, les données quitte le champ de vision de l’entreprise, ce qui rassure peu. Avec toutes les affaires d’hacking que nous entendons dans les médias, (Sony, Apple…) même les plus grands sont exposés et le risque zéro n’existe pas.
Le cloud est moins coûteux que l’hébergement de données : il prend moins de temps d’installation et coûte moins en infrastructures. La maintenance est comprise dans le package et un mode de location forfaitaire permet de moduler ses coûts selon sa consommation. Il permet aux grandes entreprises internationales d’accéder à leurs données depuis une même plateforme depuis n’importe où dans le monde. Les inconvénients résident dans la customisation réduite de ces logiciels de ces logiciels et l’accompagnement au changement des parties prenantes.
L’avenir des SIRH : les applis intelligentes
La prochaine évolution des SIRH réside déjà dans les Insight Apps. Ce sont des applications intelligentes fonctionnant sur des algorithmes qui fourniront des recommandations et des alertes aux gestionnaires dans leur aide à la prise de décision. Par exemple dans le recrutement, il sera alors plus facile d’identifier un candidat parmi d’autres ayant les compétences et critères requis ou ayant le potentiel d’évolution collant aux perspectives de l’entreprise. Ces outils précieux pourront aussi aider les RH à prévoir les évolutions démographiques et anticiper les besoins en matière de compétence.