J'utilise l'outil Evernote pour gérer mes listes et après un moment d'adaptation j'apprécie d'avoir accès à toutes sortes de listes et de notes depuis tous mes écrans : ordinateur, téléphone intelligent, tablette... De la liste d'épicerie partagée avec ma famille jusqu'aux notes prises durant une entrevue, en passant par la "check-list" pré-vacances ou pré-entrevue, j'ai remplacé le papier partout où je le pouvais. Je perds quelques fois par année une note ou quelques données à cause d'une erreur de manipulation ou plus rarement de synchronisation entre appareils, mais au total j'ai nettement gagné en efficacité. D'autres outils existent comme Google Keep et One note, ils valent la peine d'être testés, en ressources humaines et ailleurs.
Liste pré-vacances
De 4 à 1 semaine avant :
[ ] indiquer "occupé" dans l'agenda pour les journées avant de partir et au retour
[ ] répartir le travail pour tenir compte des vacances, déléguer les projets
[ ] trouver et aviser un remplaçant
[ ] aviser mon assistante
[ ] compléter mes comptes de dépenses, comptabilité, etc.
De 3 à 2 jours avant :
[ ] programmer les paiements à passer durant les vacances
[ ] envoyer des courriels aux collaborateurs et clients réguliers
Le dernier jour :
[ ] programmer le transfert de courriel
[ ] enregistrer le message d'absence sur la boîte vocale
[ ] envoyer un courriel à mes assistants/remplaçants avec les instructions de dernière minute
[ ] essayer de terminer à midi pour garder une ou deux heures pour les urgences
Bonnes vacances !
Je vous souhaite un très bon été, j'en profite pour vous remercier de lire mon blogue et vous invite à revenir lire les prochains textes à partir de la mi-août. En attendant, vous trouverez plusieurs liens utiles sur les vacances et congés dans mon billet de l'an dernier.