C’est la question classique de tous ceux qui n’ont pas encore franchi le pas.
Pourtant, si nous réfléchissons, l’entreprise est une machine à servir ses clients en suivant des processus récurrents et qui doit s’adapter en permanence à un monde changeant. Pour cela, elle a besoin de créer et gérer des projets de tout ordre et de toute taille.
Parmi les premiers facteurs d’échec des projets, le facteur humain et en particulier le manque d’adhésion des acteurs est en tête de liste.
Il est donc évident que les outils méthodologiques et techniques qui facilitent l’engagement de tous les acteurs doivent faire partie des fondamentaux à connaître pour survivre à moyen terme avant que les concurrents ne les utilisent plus efficacement pour mieux ce placer dans l’environnement.
Prenons une référence pour trouver comment gérer cet engagement :
On ne crée pas de l’engagement avec des mots mais en agissant ensemble, collectivement. … Si vous arrivez et présentez le plan de changement dans lequel tout est fixé, si vous dites : » Voilà exactement ce que vous allez faire, à telle date, machin, truc, etc », cela ne créé pas d’engagement et le risque d’échec est important. … Il vaut mieux présenter globalement la stratégie et demander d’apporter des idées dans la mise en oeuvre.
Ecole de Palo Alto et en particulier Paul Watzlawick dans le livre « Changements, paradoxes et psychothérapie » repris par Bruno Jarrosson dans son livre « Pourquoi c’est si dur de changer » (coécrit avec Bernard Jaubert et Philippe Van den Bulke).
J’en conclus trois choses :
- Il faut préparer un projet suffisamment en identifiant correctement les objectifs pour bien faire comprendre les enjeux qui justifient le projet et en validant les principales hypothèses pour ne pas aller dans le mur.
- Il ne faut surtout pas allez trop loin dans la préparation pour laisser à chaque la responsabilité qui lui incombe dès le début du projet.
- La façon de faire agir et coordonner tous les acteurs d’un projet est un élément fondamental de la réussite.
Se limiter à l’organisation de grandes réunions, à l’utilisation des outils de gestion de projet et à la messagerie n’est pas suffisant pour arriver à faire collaborer plusieurs dizaines de personnes. Les outils collaboratifs disponibles depuis quelques années permettent à chacun d’amener ses idées, ses contraintes et certainement de les structurer pour que les bonnes décisions soient prises.
C’est évidement plus facile à dire qu’à faire lorsque l’équipe impliquée n’est pas encore habituée à ce mode collaboratif. Proposer c’est engageant. Tout les caractères n’ont pas nécessairement la volonté d’agir dans tout les contextes. Les silences sont longs et il faut savoir ne pas les remplir par des solutions !
Choisir l’outil reste une difficulté pour la DSI mais il ne faut pas se focaliser sur ce point car c’est d’abord l’accompagnement de l’équipe projet plus que l’outil qui est la difficulté.
En conclusion, la réponse est oui. Il faut installer et promouvoir le collaboratif qui est un des moyens incontournables que les entreprises doivent utiliser. Il faut passer rapidement l’étape du choix en utilisant si nécessaire les outils gratuits ou disponibles en mode SAAS pour limiter les risques techniques et se concentrer sur le développement de la collaboration.