Lors de mes précédents articles, après avoir présenté un scénario d’évolution des outils de communication, j’ai conclu qu’il était temps de promouvoir les outils collaboratifs dans l’entreprise.

Nous pouvons classer les solutions informatiques d’entreprise dans 3 cadres :

• Gestion de processus. Nous y retrouvons les ERP, le back-office du CRM, le BI et les logiciels de gestion de projets. Cette catégorie de logiciels a été optimisée ces dernières années.
• Gestion de l’information. Les logiciels de classement des documents (KM), qui reproduisaient plus ou moins les méthodes de classement des papiers avec des mots-clefs encore en vigueur dans les années 90, ont été tués par la quasi-disparition des archivistes/secrétaires et surtout par l’apparition des moteurs de recherche qui sont capables de trouver l’information dans les objets de plusieurs sources en même temps (Internet, Intranet, Messagerie, fichiers, …) sans utiliser les méta données lourdes à gérer.
• Gestion des échanges. Après l’optimisation des processus, l’abandon du classement, ce sont les outils de l’ère du web 2.0 qui interconnectent tout le monde dans et hors de l’entreprise. C’est la suite de l’histoire commencée avec l’Email.

Les solutions publiques se nomment « Réseau Social ». La version développée dans l’écosystème de l’entreprise se nomme « Réseau Social d’Entreprise » (RSE). Elles sont développées autour de la personne et je vais en décrire les usages :

• Je publie mon profil pour donner aux autres ce que je suis, ce que je sais, ce que je fais et ce qui m’intéresse. Je gère ma communauté. C’est le coeur de la solution. Il s’interface avec l’annuaire de l’entreprise et probablement un jour avec mon profil public. C’est aussi là que se gère la sécurité. Les ressources humaines peuvent y mettre des informations personnelles (bulletin de paye dématérialisé par exemple).
  • C’est l’équivalent de LinkedIn, Viadeo, Facebook, …
• J’échange des questions sur un thème donné. Je m’abonne aux thèmes qui m’intéressent, je créé des thèmes, pose des questions et donne des réponses. Un scénario classique est le complément au support.
  • La solution se nomme Forum.
• Je publie des articles où j’expose ce que je fais et pense, j’écris des commentaires en réaction aux articles des autres membres de ma communauté. L’article et les commentaires forment un tout. Il n’y a pas de logique imposée entre les articles. C’est l’outil adapté pour favoriser l’expression de la créativité.
  • La solution se nomme Blog.
• Je rédige des documents dans un mode collaboratif. Je participe à la création et la modification d’un ensemble de pages liées entre elles qui forment un tout cohérent avec un objectif défini à l’avance. Les commentaires sont possibles, mais ils ne sont pas visibles au premier plan. Chacun ajoute sa pierre à l’édifice. Un scénario possible est la construction d’un jeu de documentations modifiables par tous.
  • La solution se nomme WIKI.
• Je gère des Abonnements. Au fur et à mesure de mes recherches, j’ai trouvé des sites web, des thèmes de forums, des blogs et des WIKI dont il m’est utile de suivre les nouveautés. Un simple clic me permet d’ajouter l’abonnement. Comme toute l’entreprise fait de même, je n’ai plus à envoyer de mail pour informer les autres qu’ils ont du nouveau à lire.
  • La solution se nomme « Gestionnaire de Fils RSS ».

Je pourrais continuer cette présentation des nouveautés avec les outils de communication instantanée, mais il me semble qu’ils représentent une catégorie dont l’usage est plus proche du téléphone que de la gestion de l’information.

L’enjeu autour de ces outils est de bien les comprendre et bien les présenter pour les introduire efficacement auprès des acteurs de l’entreprise afin qu’il y ait une cohérence d’usage, car d’un strict point de vue technique, un même objectif peut être servi par plusieurs outils au risque de perdre les acteurs devant un choix trop large.
Je présenterai dans un prochain article quelques exemples d’objectifs et choix d’outils.