Pourquoi soigner son accueil ?

L’accueil téléphonique de votre entreprise est déterminant pour votre activité. En effet, c’est souvent lui qui donnera la première (et dernière) impression au client ou prospect qui tente de vous joindre. Vous devez donc absolument pouvoir compter sur un message d’accueil agréable et professionnel, porté par une personne tout aussi agréable. Le personnel de secrétariat ne doit en effet pas être choisi au hasard : standardiste est un métier à part entière, avec ses propres codes, qu’il conviendra d’apprendre pour être efficace.

Toutefois, l’interlocuteur et le message qu’il donnera ne sont pas les seules choses auxquelles vous devez faire attention. La disponibilité du standard, la qualité de la ligne et le message en votre absence, doivent être également adapté à l’attente de vos clients. Essayez donc de vous rendre le plus disponible possible, et lorsque vous ne pouvez plus prendre les appels, faites en sorte d’avoir un répondeur diffusant toutes les informations importantes et permettant d’obtenir des réponses aux questions les plus souvent posées.

Internaliser ou externaliser son standard

Afin de disposer d’un standard téléphonique digne de ce nom, deux solutions s’offrent à vous : embaucher une ou plusieurs personne(s) sur place, pour prendre les appels et gérer les messages, ou choisir d’externaliser cette tâche à une entreprise spécialisée.

Les deux formules ont leurs propres avantages et inconvénients. Avoir un standard sur place permet de mieux gérer les appels, de les filtrer rapidement et de contrôler chaque contact. Toutefois, cela demande plus de moyens humains et financiers, et vous dépendez d’une personne, qui gèle le service à chaque absence.

Certaines entreprises peuvent vous conseiller pour bien choisir votre prestataire et mode de fonctionnement, en fonction de vos besoins et de votre budget. Opensys Telecom, par exemple, propose son aide pour vous aider à trouver la meilleure offre de location de standard téléphonique à Paris.