Les progrès techniques ont rendu l’archivage numérique accessible
La numérisation des archives s’est longtemps heurtée aux problèmes de stockage, lorsque les disques informatiques de grande capacité coûtaient chers et n’étaient utilisables que via des serveurs puissants.
Ce n’est plus le cas désormais, puisqu’il est courant de trouver des disques durs de plusieurs téraoctets sur de simples PC. Une TPE ou une PME peut ainsi sans problème numériser l’ensemble des documents dont elle a besoin et les stocker sur des disques immédiatement accessibles sans se heurter à des problèmes de budget ni devoir mettre en place une infrastructure informatique trop lourde pour l’entreprise. Il est également possible de passer par des entreprises spécialisées telles qu’Archiveco pour alléger encore plus le travail.
Une solution pour gagner en efficacité
L’archivage électronique a un immense intérêt pour une entreprise, c’est de faciliter l’accès postérieur aux archives : alors que l’accès à des archives physiques nécessite bien souvent des recherches fastidieuses dans les rayonnages de stockage, retrouver un document archivé numériquement est en revanche extrêmement aisé, pour peu que celui-ci ait été indexé correctement au moment du stockage numérique (c’est-à-dire en général lorsque le document est scanné), et équivaut à un simple accès fichier sur un ordinateur.
Le recours au stockage numérique des archives peut également permettre d’économiser sur les frais de locaux : il est parfaitement possible, une fois que les documents ont été scannés, de détruire les originaux, ce qui évite de devoir consacrer de précieux et onéreux m2 au stockage des archives ; seuls les documents pour lesquels l’original doit pouvoir être légalement produit (contrat signé, factures, etc.) sont à conserver physiquement impérativement (voir les délais ici), et pour les autres il suffit de mettre en place une solution de sauvegarde numérique !