Mener un projet d'un bout à l'autre n'est pas une tâche à prendre à la légère. Pour que son succès soit garanti, il est impératif d'assurer un certain contrôle sur chaque étape du projet. Cela est un peu compliqué quand il s'agit de petites et moyennes entreprises (PME). En raison de la restriction du personnel, le chef d'entreprise est souvent contraint de gérer seul le projet. De plus, par faute de budget, la PME ne peut pas toujours se permettre d'avoir les derniers outils en vogue en terme de gestion de projet tels les logiciels. Enfin, étant donné que les clients des PME ne sont pas forcément nombreux, ils ne devraient pas s'accorder le privilège d'en perdre.
Optimisez la communication
La communication joue un rôle prépondérant dans la réussite de tout projet. Afin de mettre toutes les chances de son côté, le gestionnaire de projet se doit d'optimiser le volet communication de sa PME. En premier lieu, il devra choisir un moyen de liaison avec sa clientèle. Il a à sa disposition : les appels et messages téléphoniques, les lettres administratives et les courriers électroniques. Ces derniers sont à privilégier davantage, car ils transmettent plus rapidement les informations, tout en donnant une marge de temps de réponse à l'entreprise. Veillez toutefois à être attentif aux caractéristiques de chaque client et sélectionnez-en fonction, le mode de communication adéquat.
Dans un échange d'informations, le mieux est de ne communiquer que par un seul canal. C'est-à-dire qu'il est plus judicieux de n'avoir qu'un interlocuteur côté client et côté entreprise. Cela facilitera les prises de décisions et évitera grandement les malentendus ainsi que les retards d'informations.
Responsabilisez vos collaborateurs
Comme c'est le cas dans la majorité des petites et moyennes entreprises, le recours à des sous-traitants est parfois indispensable. Tout comme les sous-traitants, les fournisseurs peuvent contribuer à la bonne conduite du projet. Cela se traduit par une responsabilisation de ces deux acteurs. Mais comment ? Et bien, tout d'abord en les incitant à accomplir leurs travaux en respectant scrupuleusement les termes du contrat. Ensuite, sensibilisez-les sur l'importance de la réussite du projet qui sera un bénéfice pour tout le monde. Responsabiliser vos collaborateurs vous aidera à déléguer certaines tâches, mais aussi à intégrer d'autres intervenants dans la gestion de votre projet.
Prenez toujours de l'avance dans vos commandes
Afin de pouvoir effectuer une marge dans les plannings, mais aussi éviter que les commandes ne s'entassent, prenez de l'avance. Finalisez une commande un jour ou deux avant le délai prévu. Vous serez ainsi plus disposé à faire face aux éventuels imprévus et mieux gérer votre production. Il est plus que conseillé de ne pas s'atteler à la tâche à la dernière minute. En agissant de la sorte, vous serez sûr d'accomplir un travail bâclé et par conséquent de décevoir vos clients.