Un état de compte est un rapport détaillé du contenu d'un compte. Un exemple est une déclaration envoyée à un client, montrant les factures et les paiements du client pendant une période de temps spécifique, ce qui entraîne un solde final. L'objet de la déclaration est de rappeler à un client les ventes à crédit qui n'ont pas encore été versées au fournisseur. La déclaration est habituellement un document imprimé, mais peut également être envoyée par voie électronique.
Contenu de l'état de compte
Un exemple d'état de compte comprend habituellement les renseignements suivants:
- Le début du total des factures impayées.
- Le numéro de facture, la date de facturation et le montant total de chaque facture émise au client pendant la période.
- Le numéro de crédit, la date de crédit et le montant total de chaque crédit divers émis au client pendant la période.
- La date de paiement et le montant total de chaque paiement reçu par le fournisseur pendant la période.
- Le solde net restant de toutes les opérations énumérées. Il s'agit du montant total payable au fournisseur.
- Un bordereau de paiement au bas de la page qui peut être arraché et utilisé comme un retour au fournisseur. Le feuillet contient généralement une adresse postale, le nom du client et un bloc pour remplir le montant versé.
- Il peut également y avoir un bloc sur la déclaration, dans laquelle est noté les informations de contact pour le personnel comptable du fournisseur, au cas où le destinataire souhaite communiquer avec eux pour discuter des informations sur la déclaration.
Le montant des factures figurant sur le relevé peut également être détaillé dans les tranches de temps, de sorte que le lecteur peut facilement déterminer quelles factures sont en retard pour le paiement et celles qui ne sont pas encore dues. Les intervalles de temps généralement utilisés sont:
· 0 à 30 jours
· 31 à 60 jours
· 61-90 jours
· 90 jours et plus.
Dans de rares cas, la présence de crédits importants sur un état de compte peut révéler que le fournisseur doit de l'argent au client, auquel cas un paiement ou un crédit est organisé.
Quand utiliser l'état de compte ?
L'utilité de l'état de compte est discutable, puisqu'il exige des frais d'affranchissement, et peut être ignoré par les destinataires. De plus, le personnel de comptabilité doit passer du temps à le créer, bien que ceci peut être assez rapide si l'entreprise possède un bon logiciel comptable. Il est également généralement émis immédiatement après la fin du mois, une fois le processus de clôture mensuel terminé. Il est le plus rentable dans les situations où il existe des antécédents de réalisation de recouvrements qui sont directement attribuables à l'émission de relevés de compte.