Design thinking appliqué à l’ingénierie de formation : le cas EDF Learning Factory

Rencontre avec Catherine Fraissenon, chef de projet chez EDF, à l'initiative de la Learning Factory du Campus EDF de Saclay, un tiers lieu hybride d'innovation et de créativité permettant de capitaliser sur l' intelligence collective pour accélérer la conception de formations centrées sur les besoins des apprenants. La Learning Factory d'EDF fait partie du Learning Lab Network. Le Learning Lab Network est un réseau d'échanges, de recherche et de partage de bonnes pratiques entre écoles, universités, mais aussi avec des entreprises, au service du renouvellement de l'expérience d'apprentissage. Ce renouvellement implique notamment le design de tiers lieux innovants. Attention cependant : il ne s'agit pas d'avoir un espace " dans l'air du temps " pour stimuler l'innovation en formation, il faut le faire vivre ! État des lieux et perspectives...

Quel est l'enjeu de la méthode du Design thinking appliquée à la conception de vos formations ?

La méthode du Design Thinking permet de concevoir une formation de A à Z, ou de la redesigner. Cela va plus vite, c'est efficace et la formation est conçue de manière plus collaborative.

Elle a un objectif très opérationnel, celui de dessiner les grandes lignes du cahier des charges de formation avec tous les acteurs du projet - maître d'ouvrage (MOA), chef de projet, un concepteur, un prescripteur et surtout, un ou des apprenants, car l'approche est user centric, elle place l'apprenant au cœur de la conception du parcours. Ce que l'on constate, c'est que les acteurs doivent prendre le temps de se mettre d'accord sur " la proposition de valeur la plus adaptée à l'apprenant ". Ils doivent échanger sur les objectifs de la formation, les freins, les moteurs de chacun. Au final, cela s'apparente à une démarche de négociation : on peut certes trouver ultérieurement des compromis, mais c'est tellement plus simple de se mettre d'accord en amont plutôt que d'échanger des dizaines de mails qui risquent de diluer l'objectif de la formation et, surtout, d'oublier l'apprenant.

Comment exploitez-vous les différentes étapes de cette méthode de créativité ?

Au départ, en phase d' empathie, on étudie le contexte, les enjeux, les besoins de formation, la cible visée. Ensuite, on s'attelle la conception du produit. On définit quels seront ses points forts, on affine la cible et, surtout, tous les participants itèrent (brainstorming) puis convergent. Il faut ensuite prototyper la formation que l'on va packager. Ce sont un peu les ingrédients : on construit ensemble les différentes briques du parcours. L'essentiel est de trouver, au fil des feedback sur les tests, la recette qui permettra à l'apprenant de monter en compétences - et il est là pour nous le rappeler ! Le chef de projet affinera ensuite les grandes lignes de ce cahier des charges collaboratif.

Pour quels types de problèmes (sujets de formation, méthodologie, autres) la méthode du Design thinking peut-elle, selon vous, s'avérer particulièrement pertinente en formation ?

Il ressort de nos premières expériences que les parcours complexes et très techniques sont difficiles à appréhender d'une traite. J'aurais tendance à dire qu'il est préférable de rester sur des parcours relativement simples, ou de saucissonner des parcours complexes en plusieurs sessions de créativité pour rester centré sur le sujet. En revanche, nous n'avons jamais connu de blocage en choisissant une thématique ou une autre. En fait, il faut simplement avoir un facilitateur qui connaisse à la fois les méthodes du design thinking et les modalités pédagogiques - et il y a une rareté de l'espèce !

Quelles sont les différentes méthodes de conception de formation en usage à la Learning Factory ?

Nous n'avons jamais utilisé d'autres méthodes pour de la conception de formation.
Pour l'instant, nous essayons de convaincre les acteurs de la formation que cette méthode est efficace, qu'elle fait gagner du temps et de l'argent (moins de réunions, moins de perte de temps dans la prise de décision...), et qu'elle permet d'avoir un objectif clair et partagé. En outre cette méthode s'applique à d'autres domaines, car elle trouve des applications quotidiennes dans la gestion des projets de l'entreprise. L' expérience collaborative vécue pour la conception de formation peut donc être contagieuse !

Le travail de conception de formation en mode Design thinking peut-il aussi se faire à distance ?

Dans la conception de nos formations, nous utilisons la méthode du design thinking de manière présentielle, avec le sentiment - sans doute opposable - qu' il faut être physiquement ensemble pour créer. Il me semble plus difficile d'appréhender des débats à distance car il faut percevoir les oppositions, les résistances, et cela relève souvent du non-verbal...

Concepteurs de formation, financeurs, prescripteurs/managers, utilisateurs... Les parties prenantes d'un dispositif de formation sont diverses. Si vous deviez concevoir une nouvelle formation avec la méthode du design thinking, quel(s) personas intégreriez-vous dans vos cartes d'empathie, en phase 1 de la méthode ?

Tout le monde ! Plus on a de parties prenantes, meilleure est la vision et plus riches sont les " négociations " sur les modalités pédagogiques. J'insiste sur la prise en compte de l'utilisateur ou de l'apprenant, central pour l'idéation, car il nous ramène très vite à la réalité. C'est lui qui est au centre de la carte d'empathie. Idéalement, la présence d'un manager nous apporte une vision intéressante, mais il est généralement difficile de le convaincre qu'il a une place centrale dans la professionnalisation des équipes...
Les autres participants seront effectivement choisis en fonction de leur profil par rapport à la formation en conception. Si, en phase d'idéation, certains évoquent déjà des points qui leur paraissent bloquants (budget, réglementation, frein technique, délai...), c'est au facilitateur de prendre la main et rappeler les règles du jeu de la session, afin de ne pas bloquer la créativité du groupe. En effet, il faut éviter des réflexions du type " ah oui, une formation sur le management de crise sur un sous-marin, c'est franchement impossible, c'est hors budget et hors de question ", parce qu'il vaut mieux partir avec une idée farfelue que l'on pourra toujours ramener " sur terre " avec un serious game, ou un escape game qui pourrait avoir lieu dans le sous-marin... Mais attention, c'est surtout une question de personnalité plus que de profil de partie prenante.

À quel(s) moment(s) les experts métiers doivent-ils, selon vous, intervenir dans la chaîne de valeur de la conception ?

Les experts métiers peuvent être présents dès le début. Plus on les implique tôt, plus ils adhèrent, plus ils apportent de la valeur à la conception. Dans la conception des parcours, ils peuvent insister sur des points clés et nous proposer de faire des focus sur des sujets centraux, que nous, pédagogues, nous n'avons pas repérés comme tels.

Vous êtes Chef de projet innovation en formation chez EDF, et responsable du Learning Lab, " Learning Factory " du Campus EDF à Saclay. Sur quels types de sujets ou d'enjeux utilisez-vous ce Learning Lab ?

La Learning Factory est un lieu de partage entre formateurs (chef de projet, concepteurs...) pour échanger sur des modalités pédagogiques innovantes, sur des succès, des échecs. C'est un lieu d'échange et de témoignages. C'est aussi un lieu de fabrication de médias pédagogiques. Ici règne l' esprit " maker ". On fabrique soi-même des vidéos animées, filmées, des MOOCs. En faisant soi-même, on comprend mieux comment ça marche et on dédramatise le digital. Ainsi, après des synthèses réalisées par des équipes sur des remontées de salariés dans le cadre de l'événement " Parlons énergies ", nous avons pitché, en vidéo, des messages destinées à la Direction. Nous organisons aussi des ateliers dans lesquels les participants arrivent avec leur scénario et repartent avec un film sur leur clé USB ! Ils ont la fierté d'avoir fait, ils ont appris en faisant, ils ont réduit leur budget (ou fait en plus !) et tout ça se déroule dans une ambiance ultra-décontractée. On vient comme on est, avec son niveau, son projet, ses questions. On ne répond pas à tout mais on cherche ensemble, on s'entraide, et tout le monde avance ! L'animation est essentielle. Le lieu est vivant (ateliers de formation - comme celui sur le neurolearning -, séquences de production, libre échange...), il encourage la spontanéité et l'intelligence collective et s'inscrit dans le " réflexe innovation " de ses utilisateurs. Le buzz entre collaborateurs fonctionne bien !

La " Learning Factory " d'EDF est membre du Learning Lab Network. Quels sont les apports collectifs des membres de ce réseau ?

Ce réseau m'a permis de comprendre l'esprit d'un Learning Lab que l'on voyait jusqu'ici presque exclusivement dans l'enseignement supérieur - universités et grandes écoles. Ce réseau fut pour moi un tremplin, un lieu d'échanges d'idées. Il m'a permis de fabriquer l'espace qui correspondait aux attentes des formateurs d'EDF.

Les membres du Learning Lab Network se rencontrent physiquement une fois par an et, entre temps, les questions fusent sur la plate-forme digitale du réseau. Cette vision partagée enseignement supérieur/entreprises est riche et, en France, il n'est pas si fréquent de pouvoir passer d'un écosystème à l'autre aussi ouvertement. Les mondes sont encore très cloisonnés, comme dans nos entreprises. Aujourd'hui, on cherche à décloisonner tout cela, au sens propre comme au sens figuré ! Les lieux sont ouverts, on se parle davantage, on se rend service, on partage plus. On réalise enfin à quel point l' intelligence collective, la diversité des profils et le partage d'expérience sont une richesse pour construire rapidement. Nous n'avons plus le choix, tout va très vite ! Nous commençons aussi à accepter le monde de l' imperfection, le prototypage et le droit à l'erreur, le " fait maison ". Nous comprenons que l'humain est essentiel dans un monde digital et que sa valeur ajoutée porte sur la créativité, les émotions et le partage. Le savoir est partout, nous avons besoin d'échanges.

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Mots-clés : créativité, design thinking, formation, intelligence collective, intelligence émotionnelle, intrapreneuriat, recrutement