Voici 5 étapes pour aider une petite organisation à préparer son plan de prévention / intervention / contingence.5 étapes pour être prêts
1- Réunir un petit comité d'au moins deux personnes. Il y aura au moins une personne-ressource, une personne crédible auprès de tous les employés. Et au moins l'un des membres du comité proviendra de la haute direction ou sera en lien direct avec eux.
2- Réfléchir en comité aux questions suivantes :
- Y a-t-il des employés qui sont à risque (ex. personnes âgées ou immunodéprimées) ou dont les proches le seraient?
- Des employés voyagent-ils en transport en commun? Peut-on changer les horaires pour réduire la fréquentation durant les heures de pointe?
- Y a-t-il des employés dont la famille est à l'étranger?
- Les clients demandent-ils de connaître votre plan de contingence?
- Des voyages, évènements, formations et autres rassemblements sont-ils prévus bientôt? Peuvent-ils être faits à distance ou reportés?
- Quels postes et quelles tâches sont compatibles avec le télétravail?
- Le ou les responsables des TI sont-ils équipés pour répondre à une hausse du télétravail et des vidéoconférences?
- Comment faire fonctionner l'organisation si 10, 20 ou 30% des employés s'absentent, préventivement ou parce qu'ils sont touchés par le virus, eux ou un de leurs proches?
- En attendant que le gouvernement statue sur les salaires des absents, quelle sera la politique?
- Quelles seront les mesures de sensibilisation, de prévention et de correction? Comment les fait-on connaître et appliquer?
- Et toute autre question qui apparaît pertinente selon les questions des employés ou de la direction, l'actualité ou le contexte de l'organisation...
4- Décider d'une ligne de conduite qui répondra aux situations les plus probables, rassurera les employés et empêchera les abus. On veut également réduire les dérapages possibles, par exemple, une équipe paniquée au retour de voyage d'un collègue, ou une équipe insouciante envers un employé immunodéprimé.
5- Présenter un résumé des décisions aux responsables ou à tous les employés, si possible en équipe et avec un support écrit. La personne-ressource sensibilisera les employés et gestionnaires avec des informations fiables pour lutter contre les rumeurs et les craintes exagérées. Elle se tiendra ensuite disponible pour aider à répondre aux questions et résoudre des cas qui surviendraient. Elle sera également en charge de suivre l'actualité et le climat de l'organisation pour pouvoir réagir rapidement.
Textes utiles pour créer le plan
Guide de bonnes pratiques de la Fédération des chambres de commerces du Québec
Le coronavirus, obligations des employeurs et des employés
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Autres textes de sensibilisation
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