Vous êtes nombreux à devoir travailler de la maison. De ce fait, vos réunions et vos projets pourraient connaître un peu de retard. Cela peut être moins facile si vous êtes un manager et que vous avez à gérer des équipes à distance.
L’image du bureau fermé où tous les employés travaillent ensemble a changé. Une étude a révélé que 63 % des entreprises ont des travailleurs à distance dans leur personnel.
Le recours à des employés virtuels présente de nombreux avantages comme la capacité de trouver les meilleurs candidats partout dans le monde. De ce fait, le nombre d’entreprises employant des travailleurs à distance ne fera qu’augmenter. Cependant, il faut reconnaître que la gestion d’une équipe virtuelle présente différents types de défis par rapport à la gestion des employés de bureau.
La communication, la collaboration, la programmation et la structure sont des éléments qui doivent être pris en compte lorsqu’il s’agit de décider comment diriger une équipe virtuelle. Le fait que les équipes puissent se trouver dans différentes villes et différents fuseaux horaires rend uniques les exigences en matière de gestion.
Voici 5 facteurs clés à garder à l’esprit lorsque vous dirigez une équipe virtuelle :
- Une communication claire
- Calendrier et structure
- Éviter la micro gestion
- Traiter un bureau virtuel comme un bureau réel
- Avoir les bons outils
Une communication claire
La communication est d’une importance vitale dans toutes les entreprises. Il est aussi impératif que les chefs d’entreprise et les dirigeants fixent des objectifs et des attentes clairs. Les membres de l’équipe doivent être pleinement capables et prêts à communiquer régulièrement afin de discuter de l’avancement de leurs travaux et des défis qu’ils ont à relever.
Malgré le fait que l’environnement de bureau permette à tous de simplement se lever et de parler entre eux, une enquête récente a révélé que 73% des spécialistes de la communication considèrent que le manque de partage d’informations dans les bureaux est un problème sérieux.
Lors de la mise en place d’une équipe virtuelle d’employés, les possibilités de communication augmentent considérablement. Les dirigeants des équipes virtuelles doivent utiliser tous les outils de communication à leur disposition pour assurer un flux d’informations ordonné à tous les membres de l’équipe.
Il existe un certain nombre d’applications et de logiciels conçus pour faciliter la communication entre les employés tels que Slack, Discord et WhatsApp. Chaque entreprise doit trouver la méthode qui fonctionne le mieux pour son équipe.
Un bureau virtuel doit tirer parti des outils permettant de mener des réunions importantes à distance entre les travailleurs, comme Skype et Google. Les lieux de rencontre et les programmes similaires permettent de réaliser des vidéoconférences simples et efficaces.
Grâce à l’utilisation de ces outils de télécommunication, il est facile de mener des réunions entre les travailleurs à distance et partager les mises à jour importantes. Une fois qu’un outil approprié a été sélectionné, les responsables doivent s’assurer que la communication quotidienne entre l’équipe continue à se produire.
Il s’agit de faire appel aux membres de l’équipe pour vérifier l’état d’avancement des projets, de s’enquérir des problèmes éventuels et de s’assurer que les employés sont en contact les uns avec les autres.
Calendrier et structure
Avoir un calendrier et une structure organisationnelle fixes aide tous les types de bureaux à rester sur la bonne voie, y compris les bureaux virtuels.
Le projet comporte des étapes qui doivent être franchies à certains moments pour qu’il soit achevé avec succès et ces points doivent être préalablement exposés à tous les employés. Lorsqu’il s’agit de gérer des employés virtuels dans différents fuseaux horaires, il nécessite un effort supplémentaire pour assurer un déroulement sans heurts des opérations. C’est à ce moment que la structure organisationnelle d’une équipe virtuelle entre également en jeu.
Si un membre de l’équipe vit à Londres tandis qu’un autre réside à Seattle, un horaire qui obligerait l’employé de Seattle à terminer une première phase d’un projet avant que l’employé londonien puisse commencer son travail ne serait pas productif. Il est important de s’assurer que la structure organisationnelle d’une équipe virtuelle soit propice à la création de la qualité des travaux qui sont achevés selon le calendrier prévu.
Éviter la micro gestion
La micro gestion est toujours mauvaise. Elle est mauvaise pour la productivité, c’est mauvais pour la culture d’entreprise et c’est mauvais pour les employés. Près de 8 travailleurs sur 10 déclarent devoir composer avec un micro-manager.
Cela peut s’avérer impossible de gérer une équipe virtuelle en essayant de superviser chaque aspect du moindre travail. Surtout si les membres de l’équipes sont loin les uns des autres.
Lors de la réunion des travailleurs à distance, les responsables doivent être sûrs de leur capacité à procéder de manière indépendante, avec un seuil limité de surveillance. En instaurant une culture d’entreprise fondée sur la confiance et la collaboration, les superviseurs auront suffisamment confiance en leur équipe pour qu’elle avance sans qu’il soit nécessaire de surveiller ses membres constamment.
Traiter un bureau virtuel comme un bureau réel
Malgré le fait qu’une équipe virtuelle peut rarement ou jamais se réunir, cela ne signifie pas que les règles standard et les comportements des bureaux ne s’appliquent pas. Il est toujours très important de se traiter mutuellement avec respect et courtoisie à tout moment. Les mêmes règles en matière de ressources humaines qui s’appliquent aux bureaux existants devraient s’appliquer aux bureaux virtuels.
Une entreprise disposant d’un bureau virtuel doit encore établir des règles claires concernant la conduite et le comportement, avec des conséquences définies si elles sont brisées. Le fait que les collègues ne peuvent pas se trouver physiquement dans le même espace les uns avec les autres ne signifie qu’il n’est pas nécessaire d’avoir une bonne conduite au bureau.
Avoir les bons outils
Comme pour tout projet, une équipe virtuelle doit avoir les bons outils pour réussir et être productif. Il existe un nombre de programmes spécifiquement conçus pour permettre aux travaux et aux projets d’être partagés entre plusieurs bureaux. Logiciels de gestion de projets, dont Jira, Bugzilla, Helix, Google Docs et d’autres. Toutes ces plateformes peuvent être facilement accessibles aux travailleurs à distance, avec la possibilité de partager des fichiers en temps réel.
Jusqu’à très récemment, la perspective de créer et de le maintien d’un bureau virtuel de travailleurs à distance a été considéré comme extrêmement difficile. La prolifération de la technologie en ligne dans le monde des entreprises au cours des deux dernières décennies a justement présenté une telle opportunité pour les entreprises de tous types.
Avec la prolifération des technologies numériques dans tous les types d’industries et de secteurs, il n’a jamais été aussi facile de constituer des équipes virtuelles ou permettre à vos employés de travailler à distance. Les chefs d’entreprise et les cadres doivent prendre le temps de se familiariser avec la manière de diriger une équipe virtuelle, au profit de leurs employés et de l’entreprise.
Profiter des logiciels de gestion de projets, des applications de télécommunication et d’autres innovations technologiques, permet aux équipes virtuelles de communiquer, de créer des horaires et départager le travail aussi facilement qu’ils le feraient si ils occupaient le même bureau physique. Tant qu’une bonne gestion d’équipe est en place, cela permettra aux employés de travailler efficacement à distance dans le cadre d’une équipe virtuelle.
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