Le « Zoom fatigue », du nom d’une des applications d’appels vidéo les plus populaires, est un véritable problème qui a des effets négatifs sur la communication au travail. Les dirigeants et les travailleurs doivent reconnaître certains des signes du « Zoom fatigue » et savoir ce qu’ils peuvent faire pour maintenir un environnement de télétravail favorable et collaboratif.

Les yeux qui font mal

Commencez-vous à ressentir une sensation d’irritation ou de douleur dans les yeux après avoir passé un appel vidéo ? Ou même avant la fin de l’appel ? Les yeux irrités et les problèmes de vision ont déjà été de véritables problèmes pour les personnes qui travaillent toute la journée sur ordinateur. La prolifération soudaine des appels vidéo n’a fait qu’aggraver la situation.

Nos yeux n’ont tout simplement pas été conçus pour fixer les écrans toute la journée. Cela peut entraîner des symptômes désagréables, notamment :

• Maux de tête et migraines
• Irritation et douleur des yeux
• Vision double et floue
• Déchirures et clignotements excessifs

Le terme officiel est « syndrome de vision informatique ”. Ce syndrome est causé par les exigences physiques élevées que trop de temps d’écran impose à nos yeux. S’il n’est pas pris au sérieux, il peut entraîner une gêne chronique et des problèmes de vision.

La méthode 20-20-20 (et le repos)

Il existe une méthode simple pour lutter contre ce problème, elle consiste à forcer nos yeux à prendre une pause. Pour chaque 20 minutes que vous fixez un écran, fixez un objet à 20 pieds de distance pendant 20 secondes. Ainsi, vous donnez à votre vision un moment de répit avant de se concentrer à nouveau sur l’ordinateur.

Même lorsque vous travaillez à la maison, il est important pour votre bien-être physique et mental de faire des pauses tout au long de la journée de travail. Avant votre prochain appel vidéo, essayez d’utiliser la méthode 20-20-20 afin de reposer vos yeux.

Manque de concentration

Un autre signe est la difficulté à se concentrer pendant un appel vidéo et à garder une trace. Les problèmes de concentration sont des problèmes courants qui doivent être abordés dans tous les types de réunions.

Les réunions sont depuis longtemps considérées comme étant non productives, car elles font perdre un temps précieux aux employés. Elles perturbent le processus de réflexion et provoquent des retards inutiles lorsque les employés doivent se recentrer après la fin d’une réunion.

Une réunion virtuelle engendre le même risque. Les employés n’arrivent souvent pas à retrouver leur rythme de travail après la fin d’une réunion.

La solution : horaires et itinéraires

La meilleure façon de lutter contre les réunions sans objectifs précis est de créer un calendrier. Les responsables doivent déterminer le temps nécessaire d’un appel vidéo et les sujets à aborder. Un bon programme ne doit pas nécessairement être coordonné à la minute près. Il doit plutôt fournir un aperçu et une structure.

Une fois que les responsables ont établi le programme, ils doivent l’envoyer à chaque participant à l’appel vidéo avant le début, avec toutes les informations importantes. Lorsque les employés ont le temps de passer en revue le programme et de traiter les informations qui seront discutées, cela réduit considérablement les risques de dispersion des réunions et de perte de temps à expliquer les mêmes points.

Impossible d’en placer une

Des réunions de travail correctement organisées favorisent également une communauté de travail forte. Un environnement de travail solide et favorable est un environnement dans lequel chaque employé est libre de s’exprimer. Si les réunions de travail ne permettent pas aux employés de s’exprimer et d’être entendus, cela ne fera que rendre les travailleurs mécontents et insatisfaits.

Si un employé attend une occasion de parler, pour ensuite voir constamment quelqu’un dans une autre fenêtre à l’écran se précipiter, il sera contrarié, frustré et fatigué.

La solution : des réunions plus petites

Limiter le temps des appels vidéo et des réunions en ligne. Comme le sait toute personne ayant participé à une réunion ou conférence, il est bien trop facile de devenir un visage de plus dans la foule. Des études montrent que les réunions les plus efficaces sont celles qui comptent moins de 10 participants.

Les réunions de petite taille sont un moyen de donner aux employés la possibilité de s’exprimer. Bien sûr, il est parfois nécessaire de parler à un grand nombre d’employés à la fois. De nombreux programmes de vidéoconférence offrent la possibilité de créer de plus petites groupes.

Les gestionnaires doivent être proactifs en divisant les grandes réunions en groupes plus petits. C’est plus facile pour chaque employé de rester impliqué et engagé.

Généralement épuisé par les appels vidéo

Pour des millions de personnes qui travaillent désormais à domicile, les appels vidéo et les réunions virtuelles sont devenus la nouvelle norme, avec toutes les difficultés qui les accompagnent. Problèmes informatiques, connexion interrompue, Wi-Fi défectueux, mises à jour constantes des applications et des logiciels, et ce ne sont là que les problèmes techniques.

Les appels vidéo nous font communiquer de différentes manières avec un contact visuel prolongé, un manque de communication non verbale et un besoin accru d’expressions faciales, tout en nous obligeant à rester relativement au même endroit. Les appels vidéo nécessitent une plus grande puissance cérébrale. C’est une forme de communication différente de celle à laquelle nous sommes habitués.

Les signaux non verbaux et le langage corporel représentent une part importante de la communication. Les appels vidéo rendent la compréhension de ces éléments beaucoup plus difficile.

La solution : patience

Malheureusement, il n’y a pas de solution au « Zoom fatigue » si ce n’est que nous devons tous être patients. L’adaptation à ces nouvelles routines est un processus continu. Notre cerveau aime les schémas et y trouve du réconfort. Le fait de voir nos routines de travail perturbées provoquera bien sûr du stress et de l’anxiété.

Il est toujours important d’avoir des réunions, de rester en contact avec nos collègues et de continuer à collaborer, et c’est un avantage énorme que la technologie nous permet de faire. Nous devons juste nous rappeler que réapprendre à travailler ensemble de cette nouvelle manière prend du temps, plus que quelques semaines.

Il est clair que de nombreuses personnes se retrouvent épuisées après tant d’appels vidéo et de réunions virtuelles, il est donc préférable que nous soyons tous honnêtes face à la situation. Si nos collègues semblent avoir des difficultés un jour lors d’un appel vidéo, nous devons les soutenir et être patients, comme ils le feraient avec nous.

Les appels vidéo et les réunions virtuelles peuvent être d’une grande aide lorsque les employés travaillent de la maison. Ils peuvent également être épuisants pour les personnes qui y participent. Si vous vous trouvez confronté au « Zoom fatigue », sachez que vous n’êtes pas seul.

Pour finir…

Les réunions virtuelles et les appels vidéo doivent encore être gérés de manière proactive. Chacun doit se sentir impliqué au cours d’une réunion.

Au fur et à mesure que nous nous habituons à utiliser la technologie pour travailler à distance avec nos collègues, le « Zoom fatigue » devrait devenir moins important. D’ici là, continuez à soutenir vos collègues et à communiquer avec eux du mieux que vous pouvez.

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