Le déconfinement refait surface depuis quelques semaines au Québec et ailleurs au Canada. Cette fois, ça semble être le bon, celui qui va durer, nous revenons à une forme de stabilité. Il y a deux ans, les entreprises étaient obligées d’accepter une nouvelle réalité : celle du télétravail. Depuis, à moins de vouloir perdre la majorité de ses employés, un employeur se doit d’être flexible et de trouver un équilibre entre le travail au bureau et le télétravail, à savoir le mode de travail hybride.
Dans un autre article, nous avons démontré que le travail hybride avait plusieurs avantages et que de plus en plus d’entreprises se penchent sur ce nouveau mode qui devient une nouvelle norme. Cela dit, ce ne sont pas tous les recruteurs qui sont habitués à embaucher et à intégrer de nouvelles personnes en emploi dans ces circonstances.
Dans cet article, nous verrons quelles sont les meilleures pratiques afin de recruter et d’intégrer de nouveaux talents en mode hybride.
Voici des conseils pour mieux recruter et intégrer des employés en mode hybride :
- Préparer et fournir les outils technologiques nécessaires
- Envoyer des instructions claires avant la première journée de travail
- Insister sur la date et l’heure de la première journée
- Prévoir une rencontre avec les membres de l’équipe
- Envoyer un message pour briser la glace
- Prendre le pouls durant les premières semaines
Préparer et fournir les outils technologiques nécessaires
Imaginez embaucher une personne qui aura non seulement le défi de s’intégrer dans une équipe qu’elle ne connaît pas, à partir de chez elle et qu’en plus, elle ne puisse pas consulter ses courriels, la plateforme dédiée à l’intégration des employés ou des logiciels nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Ce serait un véritable stress inutile infligé dès la première semaine de travail. Autant dire que ça ne donne pas une très bonne impression de votre entreprise et de l’ambiance qui y règne.
Selon une étude du cabinet Robert Half, six employés sur dix disent avoir souffert d’une mauvaise expérience en commençant un nouvel emploi.
Nous remarquons que la première raison de cette mauvaise expérience est le manque de préparation des outils technologiques comme l’ordinateur, le téléphone professionnel, les mots de passe, ainsi que les accès aux différents logiciels.
Comment se préparer?
Pour remédier à ce problème, un seul mot d’ordre : la préparation. Fournissez le matériel informatique au moins une semaine à l’avance. Cela donnera le temps à l’employé de se familiariser avec tous les outils, d’effectuer des tests de fonctionnement.
N’hésitez pas à donner les accès aux futurs employés en même temps que le matériel informatique. Ainsi, si l’employé se sent plus en sécurité à configurer sa boîte courriel, à préparer son agenda à l’avance et à lire des documents internes avant même de commencer, il aura cette possibilité. Pour beaucoup de personnes, cela apporte un sentiment de sécurité et d’assurance à l’approche du premier jour de travail.
Envoyer des instructions claires avant la première journée
Évitez d’encombrer les nouveaux employés avec les aspects purement administratifs dès leur première journée de travail. Si vous avez besoin de spécimen de chèque, de formulaires pour assurances ou d’autres questionnaires, envoyez-les aux personnes embauchées à l’avance. Ça permettra aux concernés de ne pas stresser davantage.
La situation particulière que nous vivons demande souvent plus de temps pour accomplir certaines tâches administratives. Connaître à l’avance ces informations permettra aux employés d’être prêts au moment venu.
Vous pouvez envoyer les instructions par courriel ou via votre plateforme RH à l’interne. Choisissez la façon la plus simple pour le nouvel employé.
Insister sur la date et l’heure de la première journée
La distance peut faire que certains messages se perdent et s’oublient. Dans vos différents courriels, n’oubliez pas de mentionner la date et l’heure à laquelle vous attendez le nouvel employé. Un petit rappel de l’adresse sera apprécié dans le cas d’une première journée au bureau.
Dans le cas d’une première journée à distance, n’oubliez pas de mettre dans le bain l’employé. Envoyez à l’avance les agendas des membres de son équipe afin qu’il ait accès à toutes les réunions de son équipe.
Prévoir une rencontre avec les membres de l’équipe
Une des choses les plus stressantes pour un nouvel employé, c’est de ressentir que personne ne le connaît et que tout le monde le regarde de travers. Il est tout à fait normal de se présenter plusieurs fois par jour lors de la première semaine de travail, mais certains membres de l’équipe du nouvel employé doivent le connaître un minimum afin de faciliter son intégration.
Il faudra donc organiser une rencontre d’intégration le plus tôt possible avec tous les membres qui seront en contact professionnel avec le nouvel employé. Soyez présent, surtout les premiers jours afin que l’employé se sente attendu et considéré par l’entreprise.
Envoyer un message pour briser la glace
Prenez le temps de prévenir les membres de l’équipe que vous embauchez une nouvelle personne. Rédigez un message présentant brièvement le parcours de la nouvelle recrue et quelques choses à savoir sur elle. Ainsi, l’ensemble des employés aura brisé la glace avant l’arrivée du “nouveau”, ce qui donnera naissance à des sujets de discussion.
Chez Jobillico, nous avons pris l’habitude de poser quelques questions aux nouveaux et de les ajouter à nos courriels de bienvenue. Par exemple : quels sont tes goûts musicaux? Es-tu vin ou spiritueux? Quel est ton plus grand rêve?
Prendre le pouls durant les premières semaines
Essayez d’organiser des rencontres de suivi échelonnées sur les quelques premiers mois. Assurez-vous que l’intégration se déroule bien. N’hésitez pas à recueillir des commentaires et des retours d’expérience des nouveaux employés. De ce fait, vous saurez si la personne embauchée retrouve ce qu’elle attendait du poste et de l’entreprise.
Pour finir…
Vous l’aurez compris, le recrutement de nouveaux employés en mode hybride exige une adaptation et un meilleur effort d’intégration et de suivi. Il vous faudra combiner les réflexes que vous aviez avant le télétravail et ceux du travail à domicile. La priorité sera donnée à l’immersion dans votre entreprise durant les premiers jours. Mettez-vous à la place de vos nouveaux collègues et faites tout ce que vous pouvez pour améliorer leur expérience employé. Vous en verrez les avantages et les retombées avec le temps.
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