Vous avez enfin trouvé la perle rare! Après tous les efforts investis dans votre processus de recrutement et de sélection, vous souhaitez que ce nouvel employé ait du succès dans ses fonctions et demeure plusieurs années au sein de votre équipe, n’est-ce pas?

C’est ici que votre processus d’accueil et d’intégration joue un rôle crucial. Dans les faits, plusieurs employeurs s’en préoccupent peu. Pourtant, il s’agit d’un véritable investissement! En effet, la qualité de l’accueil peut avoir un impact direct sur le rendement, la satisfaction des nouveaux employés et, par ricochet, la rétention du personnel.

1. Une bonne préparation avant la venue du nouvel employé

Lors d’une invitation à une soirée, quoi de mieux que de constater que l’on est attendu et que nos hôtes ont pris le temps d’organiser l’événement. C’est la même chose pour un nouvel employé. Ce dernier doit sentir qu’il est le bienvenu et que l’entreprise est heureuse de le compter parmi les membres de son équipe.

Accueillir une personne au sein de son équipe consiste d’abord à organiser son environnement de travail. Autrement dit, elle doit avoir accès à tous les documents, outils et matériel nécessaires à son intégration dans le poste. On parle, par exemple, du manuel de l’employé, des guides techniques, de l’installation de l’ordinateur, du nom sur la porte de son bureau, des cartes professionnelles, des codes d’accès, du courriel et des fournitures de bureau.

Ensuite, il faut ajouter un peu de chaleur à ces considérations techniques. Voici quelques suggestions :

• Avant son arrivée, annoncez à l’équipe en place la venue du nouvel employé. Vous pouvez en profiter pour dresser un bref portrait de son parcours professionnel.
• Envoyez au nouvel employé un courriel de bienvenue.
• Prévoyez un cadeau. Par exemple, une carte contenant un petit mot de chacun des membres de l’équipe, une plante ou une belle tasse à café.
• Organisez un dîner pour permettre à l’employé de rencontrer ses collègues dans une ambiance détendue et conviviale.

2. Un accueil dans les règles de l’art

Vous en êtes maintenant au jour J : le premier jour de travail de la personne embauchée. Vous n’aurez pas une deuxième chance de faire une bonne première impression. Vous voulez que votre nouvel employé se dise qu’il a pris une excellente décision en acceptant le poste offert dans votre entreprise.

N’oubliez pas qu’un nouvel employé peut ressentir de l’anxiété liée à l’inconnu et aux défis qui l’attendent. Il est donc important de mettre en place un programme personnalisé afin d’assurer le succès de son intégration. Que pouvez-vous faire pour y arriver?

Voici des pistes :

• Débutez par une visite des lieux, incluant la salle des employés, le vestiaire et la cafétéria.
• Présentez votre recrue à chacun des membres de l’équipe en précisant brièvement leur rôle au sein de l’entreprise.
• Ensuite, prenez le temps nécessaire à une rencontre individuelle avec l’employé pour lui tracer un portrait des grandes orientations de l’entreprise, des objectifs corporatifs, des projets et de la clientèle desservie.
• Lors de cette rencontre, présentez également le manuel de l’employé et, plus particulièrement, les comportements attendus (horaire, pauses, code d’éthique et vestimentaire, etc.).
• Nommez un parrain pour accompagner la personne dans son intégration dans l’entreprise. Cette étape réfère à l’acquisition des connaissances techniques, des habiletés, des aptitudes et des valeurs nécessaires pour s’adapter au milieu de travail et aux fonctions du poste. Ce jumelage peut durer quelques semaines, voire plusieurs mois, selon les besoins. Le parrain jouera un rôle de formateur auprès du nouvel employé. Il devra être disponible pour informer cette personne et répondre à ses questions, tant par rapport aux règles informelles, au fonctionnement de l’entreprise qu’aux aspects techniques et administratifs du travail.

Toutefois, évitez de communiquer trop d’informations dès les premiers jours. Il vaut mieux doser la quantité d’informations transmises. Établissez un plan d’intégration sur plusieurs semaines, histoire de permettre à l’employé d’absorber tout le nouveau contenu par petites bouchées.

3. L’importance du suivi

Vous croyez avoir un excellent processus d’accueil et d’intégration? Qu’en pense votre nouvel employé? Après quelques semaines, je vous recommande de fixer une rencontre de suivi avec lui. Ensuite, vous pourrez évaluer sa satisfaction, échanger sur ses impressions et répondre à ses questions. C’est également une occasion de discuter de l’évolution de l’employé en ce qui a trait à ses tâches et à ses responsabilités. Afin de préparer la rencontre, obtenez la rétroaction du parrain. Vos évaluations respectives vous permettront de faire le bilan des forces et d’identifier les besoins de formation de l’employé.

Il est important de rappeler qu’une première journée de travail peut faire une grande différence dans l’expérience vécue par l’employé et avoir un impact significatif sur son sentiment d’accomplissement et son désir de contribuer au succès de vos affaires. C’est donc un investissement payant! Pour amorcer votre réflexion, souvenez-vous de votre première journée de travail. D’ailleurs, c’est un bon point de départ pour planifier votre processus d’accueil et d’intégration, vous ne trouvez pas?

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